Microsoft Excel er den ideelle app til håndtering af store datamængder. Du kan bruge det til at få et stort arbejde udført på kort tid, så længe du ved, hvilke funktioner du skal bruge. Men det kan være svært at mestre, fordi der er mange funktioner og kommandoer at lære.
Se også vores artikel Sådan skjules celler i Excel til Mac OS X
Fejl sker let under indtastning af data, og du bliver sandsynligvis nødt til at bytte rækker (eller kolonner) før eller senere. Heldigvis er dette en af de nemmeste ting, du kan gøre i Excel. Fortsæt med at læse for at lære at bytte to rækker på to forskellige måder. Du kan også bruge de samme metoder til at bytte kolonner.
Det imaginære problem
For at illustrere disse metoder har vi oprettet en Excel-fil, som foregiver at vi er en systemadministrationstjeneste, der holder styr på aktive servere. Vi udfyldte et par rækker for at give dig en idé om, hvordan tingene fungerer. Lad os foregive, at oplysningerne til Computer 7 og Computer 5 er blevet blandet sammen, og at du vil rette fejlen.
Bemærk, at den første række i vores eksempel bruges til kategorimærker, så Computer 5 og dens data placeres i række 6, mens Computer 7 er i række 8.
Lad os gå videre til metoderne.
Kopier indsæt
Den første metode bruges til mange forskellige operationer i Excel. Det er ligetil og tager kun et par sekunder at gennemføre. Du kan bruge det til at bytte hele rækker eller kolonner på én gang i stedet for at skifte datacelle efter celle.
Denne metode kræver blot, at du kopierer informationen fra den ene række og indsætter den i den anden. Men først skal du oprette en tom række og placere dataene der.
Her er nøjagtigt, hvad du skal gøre, hvis du vil skifte data, der er tilknyttet Computer 5 og med Computer 7:
- Indsæt en ny række mellem computere 4 og 5. Gør det ved at højreklikke på række 6 og vælge "Indsæt" indstillingen. Din tomme række bliver række 6.
- Tilføjelse af en ny række flyttet "Computer 7" fra række 8 til række 9. Find denne række og klip informationen ud fra kolonner B, C og D. Du kan vælge cellerne med din mus eller med Shift-knappen og derefter trykke på “Ctrl + X” at skære.
- Klik på celle B6 i den nyligt oprettede række 6, og tryk på “Ctrl + V.” Dataene fra Computer 7 flyttes til række 6.
- Dataene til Computer 5 flyttede også en række nedenfor, hvilket betyder, at du vil vælge celler B7, C7 og D7 for at hente dataene til Computer 5. Tryk på “Ctrl + X” igen.
- Vælg den tomme celle ved siden af Computer 7 (det vil sige celle B9), og tryk på “Ctrl + V.”
- Kopier celle A7, og indsæt den i den tomme celle ovenfor (i vores eksempel er dette etiketten “Computer 5”).
- Højreklik på den nu-tomme række 7 og vælg "Slet."
Du har lige flyttet indholdet fra en række til en anden med et par klik. Du kan bruge den samme teknik til at bytte data mellem kolonner. Denne metode er især nyttig, når du arbejder på lange Excel-lister med hundreder af rækker og kolonner, fordi den giver dig mulighed for at bytte hver celle i din række på samme tid. For at vælge en hel række i Excel skal du trykke på Skift + Mellemrum.
Skift ved siden af rækker eller kolonner
At udveksle data mellem tilstødende rækker er meget lettere, fordi du slet ikke behøver at oprette en ny række. Excel giver dig mulighed for at bytte data mellem to kolonner eller rækker på sekunder ved at holde Shift nede på dit tastatur. Her er hvad du skal gøre:
- Vælg de data, du vil bytte.
- Tryk og hold på “Shift” -tasten på dit tastatur.
- Hold musen hen over grænsen mellem de to tilstødende rækker, indtil den bliver til et ikon med pilen.
- Klik og hold musen og hold "Shift", indtil du ser en grå linje under den række, du vil skifte data med.
- Slip museknappen, og dataene skifter plads. Du kan bruge den samme metode til at skifte mellem kolonner.
Vejen til at blive en Excel Pro
Hvis dit job kræver, at du arbejder i Excel, bliver du nødt til at lære forskellige måder at gøre datastyringsopgaver hurtigere og lettere. Dette kan virke afskrækkende, men du kan finde YouTube-tutorials, der lærer dig, hvordan du gør næsten alt hvad du vil.
Giv ikke op
At lære at bruge Excel i sin fulde udstrækning kan gøre dig uerstattelig på din arbejdsplads. Skift af data mellem rækker og kolonner er kun det første trin, men det er et vigtigt trin for sikker.
Bruger du ofte Excel? Hvad er dine foretrukne tip, du gerne vil dele med andre? Fortæl os, hvordan vi kan forbedre vores Excel-færdigheder i kommentarafsnittet nedenfor.
