Sådan konfigureres et autosvar i outlook

E-mail er absolut vigtig for arbejde i det 21. århundrede, fra kommunikation mellem teammedlemmer til planlægning af projekter i de næste par måneder. Problemet er selvfølgelig, at det i en alder af smartphones og tablets er tilsyneladende umuligt at afbryde forbindelsen fra arbejdet i et stykke tid. E-mail på din smartphone er dybest set et krav for de fleste virksomheder, men det betyder, at din arbejdsgiver stort set når ud til dig når som helst. Alle fortjener en pause fra arbejde og tid væk fra e-mails, opkald og alle de kommunikationsmedier, vi har så svært at efterlade. Uanset om du er på ferie eller bare vil have lidt kvalitetstid sammen med familien eller vennerne, er det første skridt at efterlade arbejdet i et stykke tid at indstille en Outlook uden for kontoret. Sådan gør du.

Se også vores artikel Dropbox mod Google Drive - Hvilken er bedre?

Hvorfor bry sig med en ubeskyttet meddelelse?

Opsætning af en meddelelse uden for kontoret gør muligvis ikke din chef glad, men i det mindste giver det alle i dit arbejdsfællesskab og udenforstående forsøger at nå dig til kommunikation. Så hvorfor er det vigtigt at konfigurere en meddelelse, der ikke er på kontoret? I virkeligheden er der et par grunde:

Det er gode manerer at lade kolleger, ledere og kunder, at du er ude af kontakt i et givet tidspunkt. Dette gælder især, hvis du er på ferie i mere end et par dage.

Det er professionelt . Hvis nogen har brug for din hjælp til noget, eller hvis en kunde har en forespørgsel, hjælper det at lade dem vide, at du ikke er i et givet tidsrum. De ved, at de er nødt til at vente, indtil du vender tilbage eller kan henvende sig til en anden. Begge hjælper virksomheden og dig.

Det fortæller folk ikke at bug dig . Hvis du indstiller en ude af kontoret, ved folk, at du er på ferie, tager personlig tid eller hvad som helst. De er mindre tilbøjelige til at ringe til eller SMSe dig efter dette.

Det giver din chef en mindre ting at klage over . Hvis du arbejder for en krævende chef og vil trække dig tilbage, får du modstand. Men hvis du spiller spillet og handler professionelt, er der meget lidt, de kan gøre fra et disciplinperspektiv.

Hvis der er en ting, der er vigtig, når det kommer til arbejde, er det at sikre, at du altid repræsenterer dig selv som en professionel i den mest fremtrædende forstand.

Indstil en Outlook-out-office-meddelelse

Indstilling af en meddelelse, der ikke er på kontoret, afviger lidt afhængigt af om du bruger Outlook 2016 eller tidligere eller Outlook inden for Office 365. Jeg dækker begge dele.

Outlook 2016 og tidligere

Der er ganske mange trin i processen, men det er ganske ligetil at gøre.

1. Opret en ny e-mail, og skriv dit out-office-svar. Medtag uden for kontoret i emnet, men lad destinationen være tom.
2. Vælg Fil og Gem som.
3. Gem som Outlook-skabelon, hvor det står Gem som type.
4. Vælg Administrer regler og advarsler, og vælg den konto, du vil anvende beskeden på.
5. Vælg Ny regel.
6. Vælg Anvend regel på meddelelser, jeg modtager, og tryk på Næste.
7. Vælg Hvor mit navn er i boksen Til, og tryk på Næste, og bekræft derefter popup.
8. Vælg svar ved hjælp af en bestemt skabelon, og klik på tekstlinket i den nederste rude.
9. Vælg den skabelon, du lavede tidligere, og vælg Åbn. Klik på Næste.
10. Vælg undtagen hvis det er et automatisk svar for at undgå at sende autosvar til autosvar. Klik på Næste.
11. Giv reglen et meningsfuldt navn, og sørg for, at Tænd for denne regel er markeret.
12. Vælg Udfør og derefter OK.

Dette vil skabe autosvar uden for kontoret og sætte det aktivt. Mens denne proces specificerer den konto, der vil være aktiv på, kan du også indstille den til alle e-mail-konti. Når du tænder for reglen på trin 11, har du under mulighederne for at vælge den regel, der skal være aktiv på alle konti. Aktivér dette, hvis du har brug for og gem.

Sluk for Outlook-beskeden

Når du er tilbage fra ferie eller hvad du end gjorde, skal du huske at slukke for dit autoreply.

1. Vælg Fil i Outlook.
2. Vælg Administrer regler og advarsler, og vælg E-mail-regler.
3. Vælg kontoen, og fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for din autoreply-regel.
4. Klik på OK for at gemme ændringerne.

Nu er du officielt tilbage til slibningen!

Opret en meddelelse, der er ude af kontor i Office 365

Office 365-konti bruger Exchange, hvor Outlook-konto bruger POP, IMAP eller Exchange. Processen er stort set den samme, men adskiller sig nok til at retfærdiggøre sin egen gennemgang.

1. Vælg Fil og automatiske svar fra Outlook.
2. Vælg Send automatiske svar.
3. Angiv en tidsplan, hvis du vil. Dette er nyttigt for glemmelige typer som mig, der forlader deres autoreply aktive, selv når de kommer tilbage.
4. Sørg for, at fanen Inde i min organisation er aktiv, og tilføj din besked.
5. Vælg Uden for min organisation, og tilføj også en relevant meddelelse der. Afhængigt af hvem der e-mailer dig fra omverdenen, skal du muligvis kun kontrollere Mine kontakter, ellers sendes e-mails til alle, inklusive nyhedsbreve, underretninger og endda spam.
6. Vælg OK en gang for at aktivere.

Processen er noget kortere end i Outlook 2016, men slutresultatet er det samme. Muligheden for at indstille en tidsplan er pæn, og som bruger af Outlook 2016 håber jeg, at denne funktion snart går over til den version.

Sluk for din meddelelse, der er ude af kontor i Office 365

Hvis du ikke ønsker at bruge timeren, kommer tilbage tidligt eller har brug for at annullere din ubeskedte meddelelse, kan du det.

1. Åbn Outlook, og vælg File.
2. Vælg Automatiske svar, og fremhæv reglen uden for kontoret.
3. Vælg Send ikke automatiske svar.

Dette stopper Exchange med at sende meddelelserne med det samme, så sørg for at du er klar til at svare, når du deaktiverer dem.

Nu ved du hvordan man indstiller en Outlook-out-office-besked, der er ingen undskyldning for ikke at tage mere tid væk fra arbejde. Held og lykke med det!