Behøver du ikke bare hader det, når du vil tage et par dage fri, og du stadig får masser af e-mails og telefonopkald fra klienter eller kolleger? Sikker på, du lader måske nogle af dem vide, at du er væk, men hvad nu hvis de ikke tjekker deres indbakker?
Se også vores artikel Sådan videresendes en e-mail automatisk i Outlook
Du kan ikke kommunikere med alle, selv når du arbejder, hvad så meget, mens du er fri. Dog er chancerne for, at du stadig bliver sprængt af arbejdsrelaterede e-mails, selv når du er på ferie. Heldigvis er der en måde at fortælle alle, at du ikke er tilgængelig i en bestemt tidsramme.
Opsætning af en automatisk responder
Hvis du bruger Microsoft Outlook, er der en meget enkel metode, du kan bruge til at holde folk væk fra ryggen. Det kaldes Auto-Responder. Hvad dette i det væsentlige gør, er at sende et forprogrammeret svar til enhver, der kontakter dig i din fritid.
Dette kan indstilles kun minutter, timer eller endda dage eller måneder i forvejen. Afsendelse af et autosvar kan sikre, at du ikke modtager snesevis af arbejdsrelaterede e-mail-meddelelser hver dag, uanset om du tilbringer kvalitetstid med din familie eller du er på en solrig strand.
Her er, hvordan du kan konfigurere Auto-Responder i Outlook og slukke den, når det ikke længere er nødvendigt.
Opsætning af automatisk svar
- Klik på knappen Send automatiske svar.
- Marker indstillingen Kun afsendelse i denne tidsinterval i afkrydsningsfeltet.
- Indtast en startdato og en slutdato for at give dit automatiske svar de nødvendige parametre. Brug felterne Starttid og Sluttid, når du gør dette.
Du har sikkert bemærket, at der er to faner:
- Inde i min organisation
- Uden for min organisation
Hvis du klikker på feltet Inside My Organization, bliver alle automatiske svar sendt til e-mail-adresser, der er registreret til den organisation, du arbejder på (f.eks. Dit universitet eller firma). Alt, hvad du skal gøre, er at skrive din besked og klikke på OK for at gemme den.
Indstillingen Uden for min organisation er beregnet til eksterne e-mail-adresser. Sådan kan du bruge det til at konfigurere et automatisk svar:
- Vælg først fanen Uden for min organisation.
- Marker indstillingen Automatisk svar for personer uden for din organisation. Dette kan indstilles til kun at sende e-mails til personlige kontakter eller til alle uden for organisationen.
- Indtast meddelelsen i tekstfeltet, og rediger den, uanset hvilken måde du vil.
- Indstil en starttid og en sluttid, ligesom du ville gøre for interne svar.
- Klik på OK for at gemme beskeden.
Hvad med deaktiveringsprocessen?
For at deaktivere dine out-office-svar, skal du følge en enkel procedure. Først skal du klikke på fanen Fil, derefter fanen Info og derefter knappen Automatisk svar.
Du får to muligheder for at markere:
- Send ikke automatiske svar
- Send automatiske svar
Valgte den første mulighed, og den automatiske svarfunktion slukkes. Du skal gøre dette for både interne og eksterne svar.
Det sidste ord
Bemærk, at hvis du ønsker at genoptage afsendelsen af automatiske svar til folk, skal du oprette en ny dato og tid. Hvis funktionen er slået fra, skal du gentage deaktiveringstrinnene og vælge indstillingen Send automatisk svar i stedet. Det giver dig mulighed for at redigere tidsintervaller igen samt indstille den udgående meddelelse.
