Finder du dig selv nødt til at indtaste en e-mail flere gange i træk, bare så du kan sende den individuelt til flere kontakter? I så fald kan en auto-responder være en god løsning. Det giver dig mulighed for at indstille et autosvar, der vil blive sendt som et svar på al indgående mail.
Der er mange situationer, hvor dette kan komme godt med. Hvis du er ude af kontoret, hvad enten det er en frokostpause eller en ferie, kan dette være en fantastisk måde at svare på mail uden faktisk at skulle gøre noget.
Hvordan virker det?
OS X Mail bruger forskellige e-mail-regler og kriterier for at generere automatiske svar. Hvis du konfigurerer alle parametre korrekt, kan du have en meget fleksibel måde at svare på indgående mail, når du er væk fra dine enheder.
Du kan indstille forskellige kriterier, der skal opfyldes, for at meddelelsen kan sendes. Du kan vælge at svare på al mail eller bare de specifikke adresser, du indtaster. Derudover kan du også oprette forskellige meddelelser til forskellige kategorier af afsendere, så alle får et passende svar.
Sådan konfigureres en automatisk responder
Heldigvis er det ikke en vanskelig ting at indstille denne funktion. Sikker på, det lyder måske kompliceret i starten, men være sikker på, at du kan gøre dette, selvom du ikke er en teknisk-dygtig person. Her er de trin, du skal følge:
- Åbn Mail-appen, gå derefter til menuen 'Mail', og vælg 'Præferencer'.
- Når du ser fanen 'Regler', skal du klikke på 'Tilføj regel'.
- Skriv navnet på auto-responderen under 'Beskrivelse' på en måde, der giver dig mulighed for let at skelne det fra de andre. For eksempel kan du indtaste 'Auto-svar til ferie'.
- Vælg de kriterier, der skal opfyldes. Du kan vælge, om alle kriterier skal være opfyldt eller blot en eller flere af de, du angiver.
De kriterier, du indstiller, bestemmer modtagerne af det automatiske svar. For eksempel kan du vælge 'Hver meddelelse' for at svare på alle indgående e-mails med den samme meddelelse. Du kan også indstille en bestemt adresse ved at indtaste den e-mail-adresse, som du vil svare til.
På toppen af dette kan du vælge dine kontakter, tidligere afsendere eller VIP'er som modtagere af auto-svaret.
- Under indstillingen 'Udfør følgende handling' skal du vælge 'Svar på meddelelse' og derefter klikke på 'Svarmeddelelsestekst'.
- Når du skriver meddelelsen, skal du sørge for at inkludere alle de nødvendige oplysninger. Hvis du er på ferie, så fortæl folk, hvornår de kan forvente et opkald fra dig. Hvis du ikke angiver en bestemt kategori af modtagere, skal du sørge for ikke at afsløre for meget personlige oplysninger.
- Når du er tilfreds med din besked, skal du klikke på 'OK'. Hvis appen spørger dig 'Vil du anvende dine regler på meddelelser i udvalgte postkasser?' vælg 'Anvend ikke', da dette forhindrer det i at sende eventuelt hundreder af e-mail-svar til dine eksisterende samtaler.
Når du er færdig, kan du sende dig en e-mail for at sikre dig, at auto-responder fungerer. Hvis du vil, kan du også oprette mere komplekse regler med specifikke datoer, mail fra udvalgte domæner med mere.
Sådan deaktiveres en automatisk responder
Hvis du ikke har brug for den automatiske responder længere, kan du deaktivere den med bare et par klik. Her er hvad du skal gøre:
- Gå til 'Mail' i Mail-appen og klik derefter på 'Præferencer'.
- Gå til 'Regler', og fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for den auto-responder, du har oprettet.
Hvis du ikke gør dette, forbliver auto-responderen aktiv, så længe den er aktiveret, og Mail-appen er åben. Dette kan skabe forvirring, så sørg for at deaktivere denne funktion, så snart du er sikker på, at du ikke har brug for den mere.
Det sidste ord
Auto-responder er en fantastisk funktion, der gør håndtering af indgående mail meget lettere. Hvis du følger ovenstående trin, skal du ikke have nogen problemer, der muliggør det på din Mac. Når du først har gjort det, kan du nyde at være væk fra din e-mail og lade appen gøre arbejdet.
Selvom den bruges mest til arbejde, kan denne funktion også være meget praktisk til personlig mail. Bortset fra kun auto-responder, er der mange andre nyttige regler og kriterier, som du kan anvende. Du kan vælge at automatisk slette e-mail, udføre visse handlinger på bestemte datoer, automatisk videresende bestemte meddelelser og meget mere.
Du er velkommen til at gennemgå alle de tilgængelige regler for at finde dem, der giver dig mulighed for at automatisere din e-mail på den måde, der bedst passer til dine behov.
