Hvis du bruger G Suite - Googles betalte applikationssæt, der inkluderer Gmail, Docs, Drive og Kalender til organisationer - kan du bruge en lidt kendt funktion, der giver dig mulighed for at indstille udløbsdatoer for delte Google Drive-filer. Muligheden for at indstille en udløb for en delt fil er nyttig til midlertidigt at dele data med andre teams eller udenfor entreprenører uden at give dem ubegrænset adgang. Det er også fantastisk til at dele kladder til samarbejdsprojekter, så du kan sikre dig, at ingen i dit team utilsigtet får adgang til en forældet kopi af dine data.
Du kan selvfølgelig altid dele en fil manuelt, men du bliver nødt til at huske at gøre det for hver delte fil. Hvis du deler masser af filer med masser af forskellige mennesker, kan dette hurtigt blive upraktisk, og det er her, at indstille automatiske udløbsdatoer, som du oprindeligt deler filerne, virkelig kommer godt med. Så her er, hvordan du indstiller udløbsdatoer på delte Google Drev-filer.
Begrænsninger af udløbsdatoer for delte Google Drive-filer
Lad os først gøre det klart, at funktionen til automatisk udløbsdato i øjeblikket kun er tilgængelig for brugere af den betalte G Suite-tjeneste. Dette er ikke tilgængeligt for gratis Google-kontobrugere eller dem, der stadig findes i den ældre gratis udgave af G Suite.
Bemærk også, at ovennævnte begrænsning kun vedrører muligheden for at indstille delte udløbsdatoer for Google Drev. De brugere, som du deler en fil med en udløbsdato, behøver ikke at have en betalt G Suite-konto eller være en del af din G Suite-organisation (selvom du bliver nødt til at sikre dig, at de har de rigtige tilladelser til dine delte filer, diskuteret yderligere nedenfor).
Indstilling af en udløbsdato for en delt Google Drive-fil
For at komme i gang skal du logge ind på dit Google Drev og sørge for at bruge den rigtige G Suite-konto.
Alternativt, hvis du allerede har filen åben, kan du klikke på knappen Del i øverste højre hjørne.
Når du har delt filen med de relevante brugere, skal du klikke på Delt med tekst ovenfor eller knappen Avanceret i nederste højre hjørne. Fra listen over brugere, der vises, skal du holde musepekeren over en af brugerne, og du vil se et stopur / urikon vises.
Klik på det ikon, og vælg derefter den ønskede udløbsperiode i rullemenuen ud for Access udløber:
Når du er færdig, skal du huske at klikke på den blå Gem ændringer- knap for at aktivere den automatiske udløbsdato. Når denne dato er nået, har din bruger ikke længere adgang til filen. For at forhindre dem i at downloade det og omgå dine udløbsindstillinger skal du sørge for, at deres tilladelser er indstillet til enten Vis eller Kommenter og markér derefter afkrydsningsfeltet nederst i delingsvinduet mærket Deaktiver muligheder for at downloade, udskrive og kopiere for kommentatorer og seere .
Du kan justere eller annullere delingens udløb ved at vende tilbage til denne menu, klikke på urikonet igen og derefter klikke på Annuller udløb .
Jeg har G-suite, men jeg ser ikke urikonet
Hvis du fulgte disse trin på din konto, men du ikke kan se ur / stopur-ikonet som beskrevet ovenfor, er det sandsynligt, at du ikke har en kompatibel G Suite-konto. Som nævnt tidligere begrænser Google desværre oprettelsen af udløbsdatoer for delte filer til brugere af den aktuelle G Suite-tjeneste.
Desværre har Google ikke været meget klar over ændringerne i dens tjeneste i årenes løb, så selvom du har en G Suite-konto, kan den muligvis være oprettet under Googles "ældre" G Suite-service og er ikke kompatibel med dette funktion. Forvirrende, er det ikke?
Men husk, at du kun har brug for en moderne G Suite-konto for at oprette udløbsdatoer for delte filer. Så længe du har den kompatible konto, kan du dele med og konfigurere udløbsdatoer for enhver type Google-konto, både i og uden for din organisation.
