Hvis din organisation bruger Google Docs eller G Suite, eller du arbejder med organisationer, der gør det, ved at vide, hvem der har set hvilket dokument, og hvornår det kan være nyttige oplysninger. Fra at sikre, at alle læser et udkast, vilkår og betingelser, din seneste indsendelse, politikker og procedurer eller et andet vigtigt dokument, ved at være i stand til at se, hvem der gjorde hvad og hvornår er en vigtig ingrediens i enhver situation, hvor ansvarlighed betyder noget.
Se også vores artikel Sådan installeres tilpassede skrifttyper til Google Dokumenter
Indtil for nylig kunne du ikke se, hvem der har set din Google Doc. Du kunne se, hvem der redigerede det, men ikke hvem der bare læste det. Hvis de ikke gemte, redigerede eller efterladte en kommentar, havde du ingen idé om, om en bestemt person overhovedet læste den nyeste version af et dokument. Eftersom du kan dele Google Dokumenter med skrivebeskyttede tilladelser, kan du også dele dokumentet med nogle mennesker med den hensigt, at de gennemgår dokumentet, men ikke foretager nogen ændringer.
Hvis du nu arbejder i en organisation, kan du konfigurere ting, så du kan se, hvem der har set din Google Doc. Du kan stadig ikke se, hvem der har set din Google Doc, hvis du bruger Google Doc i den gratis version af Google Apps.
Google tilføjede for nylig muligheden for at se, hvem der har set din Google Doc til G Suite, som inkluderer Google Apps og pålidelig e-mail-hosting. G Suite er meget populær blandt små og mellemstore virksomheder, der ønsker at oprette e-mail-hosting til virksomhedens domænenavn.
G Suite Aktivitetsmonitor
Hvis du bruger G Suite i en organisation, og du har delt en Google Doc med andre til samarbejde eller bare for at læse dokumentet, kan du bruge Aktivitetsmonitoren til at se "visningshistorikken" for Google Doc-filen.
- Åbn Google Doc, som du gerne vil se på visningshistorikken for
- Klik derefter på det opadgående pil-ikon i øverste højre hjørne, eller gå til rullemenuen Værktøjer
- Åbn aktivitetsmonitoren
- Klik derefter på Alle seere til fanen Organisation
Denne proces giver dig mulighed for at spore visninger i dokumentet, inklusive dato og klokkeslæt for den sidste visning for hver seer. Hvis du ikke kan se indstillingen Visningshistorik i din Google Doc, betyder det sandsynligvis, at du er logget på den gratis version af Google Dokumenter, der følger med hver Google Apps-konto, du får med en Gmail-konto.
Trender til seere og kommentarer
Ud over at se, hvem der har set din Google Doc, og hvornår Activity Monitor også giver dig mulighed for at se tendenser til, når folk har set eller kommenteret dit dokument.
Seertrend - viser dig et søjlediagram over antallet af unikke seere over et hvilket som helst tidsinterval, du vælger fra 7 dage til "hele tiden"
Kommentartrend - viser dig søjlediagrammer over kommentartrenden over et hvilket som helst tidsrum fra 7 dage til “hele tiden”
Sluk for visningshistorik
Du kan slå funktionen fra til, hvis du arbejder på en fortrolig fil eller noget, der ikke er til offentligt forbrug. Selvom det ikke føjer til privatlivets fred, er det en indstilling, der sætter sindet på lethed.
- Åbn Google Doc
- Klik på den opadgående pil i øverste højre side af dit dokument, eller gå til Værktøjer i rullemenuen
- Åbn aktivitetsmonitoren
- Under Dokumentindstilling skal du slå Vis min visningshistorik for, at dette dokument skal slukkes
Se, hvem der har ændret din Google Doc
Tælling af visninger er nyttigt til ansvarlighed og for at sikre, at de personer, du sender et dokument, faktisk læser det, men versionskontrol er vigtigere. Især hvis du arbejder i en reguleret branche. Versionskontrol er noget, Google Docs har gjort i et stykke tid, og viser, hvem der har redigeret et dokument, gemt eller delt det.
Hvis du er interesseret i versionskontrol eller vil sikre dig, at ingen har foretaget ændringer, de ikke bør uden at låse filen ned, kan du finde ud af det.
- Åbn et Google Doc, du vil spore
- Vælg Fil- og versionshistorie
- Vælg Se versionshistorie
Et skydevindue skal vises til højre for din skærm, der viser hver gemning og redigering for det pågældende dokument. Afhængig af hvordan du har konfigureret G Suite eller Google Docs, kan du også se disse data ved at vælge linket 'Sidste redigering var …' øverst i dokumentet. Det fører dig til nøjagtigt samme sted.
I dette diasvindue skal du også have muligheden for at se den forrige version af dokumentet, før redigeringerne blev foretaget. Dette er vigtigt for versionskontrol, da du har et revisionsspor over, hvilke ændringer der blev foretaget, hvornår og af hvem. Det er også nyttigt, hvis du har foretaget nogle ændringer, sover på det, ombestemmer dig og ønsker at rulle dem tilbage.
Se, hvem der har delt din Google Doc
Du kan også se, hvem der har delt din Google Doc, og hvornår. Du kan også se delingsindstillingerne, så du bedre kan kontrollere adgangen til dit dokument.
- Åbn Google Drev, og vælg det runde 'i' ikon øverst til højre
- Vælg Aktivitet fra skyderen, der vises til højre
Du skal se, om dokumentet er eller er blevet delt, hvem der sidst redigerede dokumentet, og hvornår den sidste handling blev udført. Det er kort, men fortæller dig, hvad du har brug for at vide.
Du kan også kontrollere fra dokumentet ved at vælge Del. Navnene på enkeltpersoner vises i popup-vinduet. Hvis der er flere personer, skal du vælge et navn, og listen med alle navne vises.
Sådan kan du se, hvem der har set din Google Doc, ændret den, delt den eller interageret med den på nogen måde. Det fungerer kun for G Suite og Google Docs, der er registreret til organisationer og ikke enkeltpersoner, men det fungerer!
