Uanset om det drejer sig om forretning eller personlig brug, kan Outlook's kalender være det mest effektive tidsstyringsværktøj. Du kan nemt organisere og dele din tidsplan med andre, og du kan se andres kalendere for at sikre, at du alle er på samme side, når det kommer til frister.
Se også vores artikel Sådan synkroniserer du Google Kalender med Outlook
Der er mange funktioner i Outlook, der gør samarbejdet let, men det gør det ikke perfekt. Hvis du undrer dig over, hvem der ser på din kalender, kan du muligvis snuble over nogle begrænsninger.
Kan du se, hvem der har set din kalender?
Svaret på dette spørgsmål er ”ja og nej”. Selvom denne funktion til en vis grad er tilgængelig, tilbyder den dig ikke rigtig alle de oplysninger, du har brug for.
Medmindre du er en kalenderadministrator, er der ingen måde at se, hvem der har set på din kalender. Og hvis du er administrator, er det eneste, du kan se, den sidste konto, der er logget ind på den. Så snart en anden konto ser på kalenderen, bliver den forrige konto usynlig, så der er ingen måde at se den fulde liste over mennesker, der har kigget på den.
Det tætteste ved dette er at kontrollere, hvem der kan se din kalender. Du kan gøre dette ved at gå til Del> Kalender tilladelser. Du vil se en komplet liste over personer, der har adgang til din kalender og typen af adgang.
Hvordan ser din kalender ud for andre?
Den måde, andre ser din kalender på, afhænger af de oplysninger, du beslutter at dele med dem. Medmindre du beslutter dig for at dele detaljerne om din aktivitet, er det eneste, de kan se, om du er fri eller travlt.
Hvis du beslutter at dele din kalender med andre folk, kan de se alle detaljerne i dine aftaler. Hvis du vil begrænse adgangen til nogle detaljer, kan du indstille bestemte aftaler til Privat.
Når du deler en kalender, kan du vælge forskellige adgangstilladelser. Hvis du for eksempel vælger Fuld information, vil folk se emnet, tid, placering og eventuelle noter og detaljer, som du har lagt ud i kalenderen.
På den anden side viser begrænsede oplysninger kun emnet, tiden og placeringen.
Bortset fra dig selv kan du tildele redaktører og delegerede, der begge kan redigere dine kalendere. Delegater kan handle på dine vegne ved at dele forskellige detaljer samt sende og besvare anmodninger.
Sådan åbnes andre folks kalendere?
Det er ganske let at se andres kalendere i Outlook og kan gøres med kun et par klik. Her er hvad du skal gøre:
- Gå til Åbn kalender> Åbn delt kalender på siden Kalender i Outlook.
- Du får et pop op-vindue, der viser navnene på de personer, hvis kalender er tilgængelig for dig. Klik på Navn … og vælg derefter et navn fra listen.
Afhængig af din adgangstilladelse, vil du kunne se forskellige oplysninger. Det vises på højre side af din skærm, og du kan se op til 30 kalendere side om side.
Sådan delegeres kalenderadgang?
Hvis du planlægger at tage en ferie, eller hvis du bare ønsker, at en anden skal administrere din kalender af en eller anden grund, kan du gøre dette ved at udpege en delegeret. Som nævnt kan delegerede sende og acceptere mødeanmodninger på managerens vegne og redigere forskellige poster i et dokument.
Sådan lader du nogen, såsom en underordnet, styre din kalender:
- Fra kalenderoversigten, gå til Fil> Kontoindstillinger, og vælg derefter delegeret adgang .
- Klik på Tilføj, og vælg enten et navn på listen, eller skriv det i. Klik på navnet og gå til Tilføj .
- I menuen Delegerede tilladelser skal du give dine delegerede Editor tilladelser. En anden ting, du kan gøre, er at lukke dialogboksen og vælge en af følgende indstillinger:
- Mine delegerede kun, men send en kopi af mødeanmodninger og svar til mig.
- Kun mine delegater.
Dette vil give en anden bruger fuld adgang til din kalender, og du kan se alt, hvad der sker med din tidsplan.
Administrer din tid
Der er en række muligheder, der giver dig mulighed for at styre din tid effektivt med Outlook. Derudover kan du dele din tidsplan med dine teammedlemmer og se på deres. Du kan organisere alle slags projekter og holde styr på fremskridtene.
Er der noget andet ved Outlook, du gerne vil vide? Du er velkommen til at dele dine forslag i kommentarerne herunder.
