Håndtering af dokumenter er en af de vigtigste ting i SharePoint. I erhvervslivet er dokumenter ofte under udvikling. De starter muligvis på OneDrive for Business og ender på organisationens Team Site. Dokumenter skifter ofte placeringer, så det er kritisk at kende ind og outs ved at flytte dokument i SharePoint.
Flere måder at gøre det på
hurtige links
- Flere måder at gøre det på
- 1. File Explorer
- 2. Gå til / Kopier til
- 3. Administrer indhold og struktur
- 4. Content Organizer
- 5. SharePoint Migration Tool
- 6. Produkter fra tredjepart
- 7. Brugerdefineret løsning
- Vælg din metode
Alle, der har arbejdet i SharePoint, ved, at der er mange måder at få en bestemt opgave udført. Flytning af dokumenter er ingen undtagelse. Hvorvidt du ender med at bruge File Explorer eller Migration Tool afhænger af en række faktorer, såsom antallet af flyttede dokumenter, vigtigheden af opbevaring af versionhistorik, metadata og mere.
1. File Explorer
Hvis du vil flytte et dokument ved hjælp af File Explorer, skal du åbne både mål- og kildedokumentbiblioteker (betyder ikke noget, om det er det samme sted). Vælg File Explorer i rullemenuen. Dette åbner en opdagelsesrejse for hver af bibliotekerne. Brug træk - og - slip for at flytte emner mellem de to explorer-synspunkter.
Du kan flytte både mapper og filer og bevare indholdstyper, hvis både kilde- og målplaceringer har definerede indholdstyper. Denne metode bevarer også brugerdefinerede metadata, hvis både kilde- og målplaceringer er defineret ved hjælp af de samme metadata.
Processen er dog manuel, og det er mere en kopi end en flytning, hvilket betyder, at du skal slette kildeelementerne efter flytning. Det beholder ikke versionhistorik eller den oprettede, oprettes af, ændret og ændret af egenskaber.
2. Gå til / Kopier til
Selvom de er nyttige og enkle, er kommandoen Flyt til og kopi til kun tilgængelige på SharePoint Online. Denne mulighed giver dig mulighed for at flytte dokumenter fra OneDrive for Business eller SharePoint til en destination i SharePoint eller OneDrive. Vælg filen, og klik på en af de to kommandoer. Funktionen Flyt til flytter dit dokument med metadata og versionhistorikbeskyttelse til en anden mappe i det samme bibliotek, til et andet bibliotek eller til et andet sted.
Denne metode er perfekt til slutbrugere, da den er enkel og ligetil. Det giver dig mulighed for at kopiere og flytte både filer og mapper. Det bedste er, at det bevarer indholdstyper, tilpasset metadataversionshistorie og den oprettede, oprettes af, ændret og ændret af egenskaber. Kopien til kommandoen beholder dog kun den seneste version - den største ulempe er naturligvis det faktum, at denne metode er eksklusiv for SharePoint Online.
3. Administrer indhold og struktur
Hvis du aktiverer SharePoint Server's publiceringsinfrastrukturfunktion, kan du se et link Administrer indhold og struktur, når du navigerer til Webstedsadministration . Ved hjælp af denne funktion kan du flytte / kopiere dokumenter. Dette er en af de bedste hacks, der vil hjælpe dig med at flytte flere dokumenter samtidig, mens du bevarer versionens historie, oprettet, oprettet af, ændret og ændret af egenskaber. Indholdstype og metadata bevares også ved hjælp af denne metode.
Du bliver dog nødt til at slå publiceringsfunktionen til. Selv da kan du ikke flytte flere mapper. Den største ulempe ved denne metode er måske, at du er nødt til at være en sideejer for at bruge den. Åh, og det fungerer kun på et enkelt sted.
4. Content Organizer
Du skal blot aktivere funktionen Content Organizer og derefter vælge de rutningsregler, du vil bruge, og læg det dokument, du vil flytte, i drop-off-biblioteket. Denne metode giver dig også mulighed for at flytte dokumenter til ethvert andet sted. Det tager et stykke tid at konfigurere, men du skal kun gøre det en gang. Det bevarer også indholdstyper og brugerdefinerede metadata.
Selvom det ikke beholder versionhistorik og kræver en administrator, har det en nyttig funktion, der giver dig mulighed for at rute dit dokument til en mappe.
5. SharePoint Migration Tool
Microsoft ved, at det kan være en smule vanskeligt at flytte dokumenter i SharePoint. Dette er grunden til, at virksomheden kom med det gratis SharePoint Migration Tool. Dette værktøj håndterer alt fra små til store migreringer, der kan indeholde filer, mapper og endda lister fra dit SharePoint-sted. Elementerne flyttes til OneDrive eller SharePoint.
Den mest tydelige fordel ved denne metode er værktøjets evne til at håndtere store migrationer. Det er også meget tilpasselig og bevarer versionens historie. Det er dog ikke kompatibelt med SharePoint-versioner før 2013. I modsætning hertil er nogle tredjeparts migreringsprodukter betydeligt mere tilpasselige.
6. Produkter fra tredjepart
De fleste tredjepartsdokumenter til overførsel af dokumenter er ikke gratis, men de har en tendens til at fungere fantastisk, især til migrationer i stor skala. De er tilbøjelige til at være skalerbare og meget tilpasselige. De fleste af disse produkter er i stand til at bevare alt, inklusive indholdstyper, metadata, alle egenskaber og versionhistorik.
På den anden side koster denne metode penge. Når du overvejer det faktum, at du betaler for et værktøj, der hjælper dig med at flytte dokumenter, begynder du at undre dig over, hvorfor SharePoint ikke allerede leveres med en brugervenlig mulighed. En anden ulempe her er, at tredjepartsprodukter kræver en administrator til at konfigurere og køre dem.
7. Brugerdefineret løsning
Endelig kan du kode din egen tilpassede løsning via en række teknikker, såsom REST API. Slutbrugeren behøver ikke at rute noget, du kan tilpasse så meget som du vil, og du kan sørge for, at alt opbevares i dokumenterne. På den anden side skal du være i stand til at kode og bruge lidt tid på at skrive og vedligeholde koden, hvilket kan være særlig vanskeligt omkring tidspunktet for produktopdateringer.
Vælg din metode
Der er endnu flere metoder til at flytte dokumenter i SharePoint, men disse skal dække de fleste af dine behov. Overvej, hvad du har brug for først, og snart ved du nøjagtigt, hvilken metode du skal bruge til hver.
Hvilken af disse metoder foretrækker du? Har du brugt mere end én? Diskutere.
