Google Docs er en revolutionerende måde at administrere filer og dokumenter i den moderne tidsalder. Det giver dig mulighed for øjeblikkeligt at samarbejde med forskellige brugere, samtidig med at du giver adgang til oplysninger fra enhver enhed med en internetforbindelse.
Se også vores artikel Sådan slettes alle dokumenter i Google Dokumenter
Når du arbejder i Google Dokumenter - især hvis du administrerer disse filer hver dag - er det dog vigtigt, at du holder utroligt organiseret. Hvis du ikke gør det, risikerer du at miste vigtige data og spilder tid på at søge efter ting, som du kunne have fundet med det samme.
For at hjælpe med organisering i Google Dokumenter, ønsker du at bruge mapper. Mapper er gode, fordi de hjælper dig med at gruppere forskellige emneideer i et digitalt segment. Du kan bruge dem til at organisere efter arbejdsplads, koncept, kategori og mere. Google Dokumenter kan imidlertid ikke oprette mapper i sig selv. I stedet opretter du faktisk dem i Google Drive - et system, der binder direkte til anden Google-software. Bare rolig; processen er stadig utroligt enkel.
I denne vejledning viser vi dig, hvordan du opretter en mappe i Google Drev til organisering af dine Google Dokumenter.
Sådan opretter du en mappe i Google Drive
For at oprette en mappe i Google Drev skal du åbne din foretrukne browser. Naviger derefter til Google Drev, log ind, så får du adgang til alle dine filer og dokumenter foran dig.
Herfra kan du enten oprette et nyt dokument til at organisere eller vælge dem, du allerede har, der skal placeres.
Organisation i dokumentet
Hvis du er i et Google Docs-dokument, kan du gå op til mappenøglen ud for titlen. Derfra får du muligheden for at navngive en ny mappe eller tilføje dokumentet til en eksisterende. Hvis du vil føje til en eksisterende, skal du klikke på den angivne mappe og vælge "Flyt her", og dokumentet placeres i det digitale holderum.
Organisation uden for dokumentet
Som du måske ved, administrerer Google Drive Google Docs, Google Sheets og Google Slides. Dette giver dig mulighed for at organisere alle disse tre segmenter og emneideer i et.
Når du er i Google Drev, men ikke i noget specifikt dokument, vil du være på en liste over alle dine filer. For at organisere dem, gå til øverste venstre hjørne og vælg knappen "Ny". Fra denne rulleliste skal du rulle ned til "Folder" -segmentet, så vises en ny. Navngiv mappen, og den vises på din liste over dokumenter.
Listen placerer mapper højere op end filer, så husk det. I denne menu har du et par forskellige indstillinger for organisering. Du kan trække dine data oven på mapper, og de placerer dem derinde. Eller du kan højreklikke på en fil og vælge "Flyt-til", og den vil give en liste over mapper, du kan flytte dokumentet til.
Begge er utroligt hurtige, og hver måde gør nøjagtigt, hvad du har brug for det for at gøre: Organiser dine filer og dokumenter.
Håndtering af mapper
Når du har organiseret dine filer, kan du indtaste et nyt niveau for rydning: organisering af mapper.
Du kan kopiere og indsætte mapper, flytte dem til undermapper, slette dem med mere. For at administrere en mappe skal du blot højreklikke på den på listen og vælge, hvilken mulighed du vil have i den resulterende rulleliste.
Mapper gør det også lettere at dele grupper af dokumenter med andre brugere. I stedet for at dele hver fil i sig selv, kan du oprette en mappe til at bunke forskellige dokumenter inden for og give andre mulighed for at administrere den. Ved at dele dette link kan brugere med adgang uploade nye dokumenter, få adgang til andre og mere alt sammen i realtid. Du behøver ikke længere vente på, at et dokument uploades og derefter deles det manuelt efter at have ventet hele tiden - en almindelig klage med hyppige Google Drev-samarbejdspartnere.
Eksterne muligheder
Du kan også åbne Drev-mapper i andre applikationer, såsom business-app-appen, Slack eller administrations-appen, Airtable. Mapper kan også have forskellige farver, og du kan stjerne dem for endnu lettere adgang. Mulighederne for at organisere dine Google Drev-filer er uendelige.
Nu hvor du ved, hvordan du organiserer dine Google Drev-filer, skal du sørge for at bruge nogen tid på at finde ud af den bedste proces for dig. Nogle mennesker kan lide forskellige mapper til alt sammen, mens andre foretrækker at klumpe store grupper i en mappe med undermapper inden for den. Uanset hvad vil Google Drevs fantastiske organisationssystem give dig værktøjer til at holde dit arbejde fremad i stedet for at bruge tid på at søge efter forskellige dokumenter og filer.
