Microsoft Excel har domineret regnearkmarkedet i mange år. Forretningsbrugere og hjemmebrugere stoler begge på Excel for at organisere og analysere deres data. Uanset om det er tjeklister, budgetter og økonomiske poster, grafer eller enhver anden type datasæt, gør Excel det nemt at organisere dine oplysninger. Der var alternativer til lavere priser, og selv i nogle tilfælde gratis - men hvis du ville have det mest magtfulde regneark-program, som du kunne forestille dig, ville du gerne bruge Microsoft Excel.
Se også vores artikel Sådan fjernes duplikater i Google Sheets
I 2006 begyndte imidlertid et andet alternativ at tage form. Det var, da Google rullede ark ud, som en del af sin webbaserede kontorpakke til tekst, regneark og præsentationer. Udviklingsprocessen fortsatte i årevis, og nu har Ark - selvom det stadig ikke er et pund-for-pund-match for Excel - en stor procentdel af Excel's standardfunktionalitet. Ark koster ikke sine brugere hundreder af dollars at købe - det er faktisk helt gratis. Selvom det ikke er et perfekt produkt, behøver ingen, der leder efter et solidt regnearkværktøj på forbrugerniveau, virkelig se længere end Google Sheets. Ark kan ikke gøre alt, hvad Excel kan gøre, men oddsen er, at du faktisk ikke har brug for det for at gøre alt, hvad Excel kan gøre. Hvis Sheets gør alt, hvad du har brug for det, skal du ikke købe Excel.
Sandheden er imidlertid, at ark stadig har mange begrænsninger, og nogle ting, der er trivielle i Excel, er lidt mere arbejde i ark. Du har sandsynligvis fundet et problem, hvor du ved en fejltagelse tilføjer duplikatposter til dit regneark. Når alt kommer til alt, jo flere data, du tilføjer, desto mere sandsynligt er det, at du ved en fejltagelse indsætter duplikerede data i et regneark, som kan smide det datasæt, du har arbejdet så hårdt for at sammensætte. Det er dårligt nok, men den værste del kommer senere, når du prøver at kigge over dit arbejde. Da regneark kan være lange dokumenter, bliver det vanskeligt at få øje på og fjerne duplikater, når tiden går, hvilket fører til beregningsfejl i dit arbejde uden en åbenbar kilde til, hvor problemet kommer fra.
Heldigvis har vi fundet flere forskellige metoder til at fremhæve duplikater inde i Google Sheets. Det er vigtigt, at vores metode ikke automatisk fjerner duplikatoplysninger, da ikke alle duplikater er fejl. Men hvis det bare er fremhævet, kan du bestemme, hvilke der ikke selv skal være der, uden at skulle kamme gennem hele regnearket., Jeg vil vise dig et par forskellige måder at fremhæve eller fjerne duplikatdata i Ark.
Da vi ønsker, at Google Sheets automatisk skal fremhæve vores oplysninger til os, bruger vi en formel til at fortælle Sheets at fremføre og fremhæve specifik, unik information. Der er faktisk to måder at tvinge ark til at fremhæve kopierede oplysninger: den første fremhæver alle duplikerede oplysninger til manuel bekræftelse, mens den anden kopierer unikke celler til en valgt kolonne, så du kan kontrollere for forskelle og slette om nødvendigt.
Metode 1: Fremhæv duplikater ved hjælp af farve
Så vidt det er muligt at identificere fejl i dine regneark, er det den mest åbenlyse og mest synlige vej at bruge farvehøjdepunkter til at belyse alle oplysninger, der er indtastet forkert. Ved at fremhæve information er det let at identificere fejlene meget hurtigt, da du simpelthen kan køre ned på listen med indhold, som du har brug for at identificere. Vi bruger en rød fremhævning i dette trin til at identificere vores duplikatindhold, da rødt fanger øjet (især sammenlignet med det sædvanlige hvide og grå farveskema for ark) og er den universelle farve for fejlmeddelelser.
Start med at åbne Sheets-filen, du vil tjekke. Du ønsker at sikre dig, at dine oplysninger er godt organiseret af både kolonne og række for nemt at kontrollere indholdet i dit dokument; ikke nødvendigt at gøre dit eget arbejde vanskeligere. Fremhæv nu den kolonne, du vil sortere øverst i dokumentet, og vælg Formater i topmenuen på dit dokument. Vælg "Betinget formatering" på listen over indstillinger i denne menu, og en alternativ menu vises i højre side af displayet. I denne menu skal du vælge intervallet ved hjælp af de tilsvarende bogstav- og talkombinationer (for eksempel A1 til A76).
Når du har valgt dit indhold, skal du ændre "Format celler, hvis" til "Tilpasset formel er" i rullemenuen, og skriv eller indsæt følgende uden anførselstegn: "= countif (A: A, A1)> 1" i boksen under din menu. Dette vil udfylde formlen for dit indhold. Når dette er indstillet, skal du ændre formateringsstil for at fremhæve dit indhold med en rød cellebaggrund og klikke på det udførte ikon i din menu. Dit regneark vil nu fremhæve dine duplikatceller i rødt, og du kan scanne markeringen for eventuelle duplikater. Sørg for, at eksisterende duplikater er korrekte, og slet derefter dem, der ikke er. Luk formateringsmenuen, og du kan gendanne den normale farve til dine celler.
Metode 2: Kopier kun unikke celler
Alternativt, hvis du hellere automatisk vil sortere dine rå data, kan kopiering af kun unikke celler i stedet for dine duplikatceller være virkelig nyttigt til hurtig sortering og filtrering. Hvis du er sikker på, at dine oplysninger er korrekte, og du hellere bare vil fjerne de duplikatoplysninger, du ikke har brug for, skal du prøve denne metode i stedet.
Som med det sidste trin, start med at åbne det dokument, du vil sortere inde i Google Sheets. Fremhæv den kolonne, du ønsker at redigere. Når du har fremhævet cellen, skal du klikke på en tom celle øverst i en tom kolonne for at sikre dig, at dine oplysninger flyttes til siden af diagrammet. Denne kolonne bruges til at vise resultaterne af din sortering og formel nedenfor. Nu, øverst i dokumentet i formelindtastningsfeltet, skriv eller indsæt følgende uden anførselstegn: “= UNIK ()”. Denne formel fortæller ark om kun at kopiere og vise unikke celleindgange og ignorere alle oplysninger, der kopierer eller duplikerer andre celler. Inden for parentesen af formlen ovenfor skal du sørge for at indtaste cellekoordinaterne ved hjælp af standard-regnearkmetoden (f.eks. At indtaste (A1: A75) scanner alle oplysningerne fra kolonne A række 1 til kolonne A række 75). Når du har indtastet de nye oplysninger, skal du trykke på Enter for at flytte dine nye data til den kolonne, du har udpeget tidligere. Når dette er afsluttet, kan du enten kontrollere manuelt eller importere dine data til dit arbejds regneark.
Metode 3: Brug af en tilføjelse
Vi skal bemærke, at der er et antal plugins, der er tilgængelige til brug med Google Sheets online via Chrome Web Store, herunder et værktøj til automatisk at fjerne duplikatindtastninger fra dokumentet. "Fjern duplikater" er et passende navngivet værktøj, der tilbydes af udvikler-standbits, der giver dig mulighed for hurtigt at finde duplikater i et helt informationsark eller ved at søge op til to kolonner på én gang. Du kan flytte, slette og fremhæve resultater, ligesom du kan med formelopgaverne ovenfor, selvom denne proces er langt mere automatiseret, end vi tidligere har set, så husk det, hvis du vil have mere kontrol over processen. Værktøjet indeholder to guidenopsætninger, der giver dig mulighed for både at finde og slette duplikater eller unikke kvaliteter fra dit dokument, hvilket gør det nemt at spore informationen, mens du går.
Samlet set kan det at bruge et guiden værktøj til at finde dine oplysninger være det værd på lang sigt for brugere, der konstant er på udkig efter duplikater i deres regneark og forståeligt nok hellere vil bruge deres tid på at gøre noget andet, men brugere, der kun har brug for at kontrollere en gang eller to gange hver par måneder kan det være bedre at bruge formelværktøjerne ovenfor til manuelt at identificere deres oplysninger. Når det er sagt, har Fjern duplikater en solid rating på Chrome Web Store med stærke anmeldelser og et aktivt udviklingshold, der reagerer på kritik og klager. Generelt er det et godt valg, hvis du søger at finde en mere strømlinet måde at sortere dit indhold og finde duplikater i et regneark.
Metode 4: Brug af værktøjet Fjern duplikater
Kan du huske, at jeg talte ovenfor om, hvordan Google fortsætter med at rulle nye funktioner ud for at tilføje kraften i ark? Nå, da denne artikel oprindeligt blev skrevet, har de faktisk tilføjet et komplet værktøj til fjern duplikater til kernepakken. Det er et meget simpelt værktøj at bruge, og jeg vil lede dig igennem det. Lad os tage et typisk regneark med en liste over brætspil … og hvis du læser nøje, vil du se, at jeg har lagt et par duplikater på listen.
For at bruge værktøjet er alt, hvad vi skal gøre, at vælge det dataområde, hvor vi vil de duplikere. Bemærk, at vi frit kan vælge rækker eller kolonner; Hvis vi inkluderer kolonnen Pris, vil funktionen Fjern duplikater se på både titel og pris for at beslutte, om en række er en duplikat eller ej. Når dataområdet er valgt, skal du gå til Data-> Fjern duplikater. Accepter standardværdierne i dialogerne, og voila - deduplikationen udføres automatisk.
Metode 5: Brug en pivottabel til at finde duplikerede rækker
Ark implementerer et komplet sæt af PivotTable-funktionalitet, som er et meget praktisk værktøj til at se nærmere på data. Brug af en PivotTable sletter ikke automatisk duplikatraderne; snarere vil det give en fordeling af hvilke rækker, der HAR duplikater, så du manuelt kan se på dine data og se, hvad, hvis noget, er gået galt. Oprettelse af et PivotTable er lidt mere involveret end de andre metoder, jeg har vist dig, men det er værd at vide, hvordan man gør, og jeg vil lede dig igennem det.
Vælg først alle tabeldata, og gå derefter til Data-> Pivot Table.
Du kan justere dataområdet her, hvis du ønsker det, samt bestemme, hvor PivotTable skal gå. Jeg lægger det i et nyt ark og accepterer det interval, jeg allerede har givet det. Når vi rammer "Opret", åbnes et tomt PivotTable ved indsættelsespunktet … men en tom PivotTable gør os ikke noget godt. Vi er nødt til at fortælle det, hvilke oplysninger vi skal analysere.
Vi vil vælge "Tilføj" ved siden af rækker og tilføje rækken "Titel". Derefter under Værdier, skal vi vælge "Tilføj" og vælge "Titel" igen og derefter acceptere COUNTA-funktionen som standard. (Hvis vi ledte efter duplikat-numeriske data, ville vi bruge COUNT; COUNTA er til at tælle tekstfelter.)
Så snart vi foretager disse valg, opdateres PivotTable automatisk, og nu kan vi se det endelige resultat.
Bemærk, at COUNTA-kolonnen har det antal gange, som hver titel vises. Der er en 1 for de fleste af titlerne, men Axis & Allies og Castle Risk viser begge 2. Dette betyder, at der er to tilfælde af hver af disse titler i diagrammet. Som du kan se, er PivotTable-metoden lidt mere involveret, men den giver dig også en specifik rapport om, hvor dine duplikater findes, hvilket kan være meget nyttigt til at udføre dataanalyse.
***
Regneark er ofte ganske lidt mere kompliceret end lignende dokumenter lavet i Google Docs eller i Microsoft Word. Fordi de er bygget til at håndtere organiserede data, er det vigtigt at sikre dig, at dit indhold til enhver tid er nøjagtigt. Opbevaring af en duplikatcelle i dine filer kan virkelig forårsage nogle alvorlige problemer med dine data, hvis du ikke er omhyggelig, især når du prøver at sortere økonomiske oplysninger i et nyttigt regneark. Det kan være besvær at prøve at finde den fejlagtige celle på egen hånd, det er næsten umuligt, hvis regnearket er stort. Heldigvis er det overraskende let at identificere, fjerne og slette identiske celler med data i Google Sheets, noget der er positivt, hvis du konstant beskæftiger dig med regneark i din daglige arbejdsgang. Og hvis du leder efter noget, der gør det lidt lettere at sortere dit indhold, kan du altid bruge en tilføjelse som Fjern duplikater for at sikre, at dine oplysninger er godt sorteret og godt organiseret. I 2019 er der ingen grund til at beholde et rodet, fejlfyldt regneark, så sørg for, at dine data er korrekte, og at dine oplysninger bekræftes ved hjælp af metoderne beskrevet ovenfor.
Vil du have flere oplysninger om Google Sheets?
At finde dine duplikater er en ting, men du bør tjekke vores tutorial om, hvordan du tæller duplikaterne i Google Sheets.
Statistikere bruger funktionen absolut værdi til mange formål, og vi viser dig, hvordan du bruger absolut værdi i Google Sheets.
Ønsker du at sikre dine regneark? Sådan låses en formel i Google Sheets.
Hvis du vil sammenligne data mellem kolonner, kan du se vores komplette guide til sammenligning af kolonner i Google Sheets.
Vidste du, at du kan gemme oplysninger om kalender og timeseddel i ark? Læs bare vores tutorial om arbejde med dato og klokkeslæt i Google Sheets.
