Det kan være en hård oplevelse at sende en e-mail for tidligt eller ved en fejltagelse.
Se også vores artikel Sådan videresendes en e-mail automatisk i Outlook
Forestil dig at sende din chef det hævede, vanhærdede og pulserende øjebliksbillede af din for nylig sårede stortå (det burde have været sendt til din ven) med en overskrift: 'Dude, se på denne dårlige dreng!' Eller forestil dig at skrive et jobforslag, og sprøjt derefter din besked med en række ubehagelige skrivefejl, der får dig til at ligne en analfabeter og derefter fraværende med at klikke på 'send' -knappen! Faktisk hårde ting.
Nogle gange kan e-mail-baseret kommunikation virke som en mini PR-katastrofe, der venter på at ske. Hvis du er så klodset som vi, og har en tendens til at ødelægge dit billede på få sekunder ved at sende dårligt gennemtænkte e-mails, skal du ikke bekymre dig, for der er håb der i horisonten.
Det er Microsoft selv, der redder denne gang, og de kloge folk derovre gør det ved at tilbyde os en funktion i Outlook (det meddelelseshindrende program), der kan vende afsendelsen af e-mails eller i det mindste udsætte det !
, viser vi dig, hvordan du høster fordelene ved denne ærligt monumentale funktion og dermed gemmer dit ansigt i mange en potentielt pinlig situation i fremtiden. Vi forklarer også, hvordan du aktiverer selve funktionen. (Ikke nøjagtigt nuklear videnskab, men det fortjener stadig en forklaring.)
Hvordan fungerer systemet derefter?
Lad os først og fremmest henvende dig til elefanten i rummet: Outlook's system fortryder ikke rigtig de sendte meddelelser så meget som, og udskyder deres afsendelse med et par minutter. Nu kan denne drejning af begivenheder få dig til at tænke, at den førnævnte funktion er temmelig glødende eller faktisk helt ubrugelig, men bære med os her et par øjeblikke.
Overvej dette.
En rimelig andel af dårligt konstruerede e-mails bliver sendt på grund af banale uoverensstemmelser som almindelig utålmodighed eller en uklarhed med fingre, der ikke kan vente med at klikke på 'send' -knappen. Derfor kan en funktion, der forsinker sendingen af din besked et par øjeblikke, være et vigtigt aktiv i dit katastrofeforebyggelsesarsenal, så at sige!
Hvis du er for doven til at tjekke din grammatik, tegnsætning, eller om det, du lige har samlet, til og med giver mening i første omgang, sikrer funktionen Outlook 'fortryd send' fra Outlook din sikkerhed. Det er som en af disse apps, der kalder en taxachauffør til at køre din bil og dig selv i den hjem i tilfælde af at du er for beruset til at gøre det selv.
Husk, du bliver stadig nødt til at klikke på et par knapper for at ringe op. På samme måde som denne mekaniker vil Outlook til sidst sende meddelelsen, uanset hvor forfærdeligt sammensat den tilfældigvis er. Derfor skal du glemme at udføre en hurtig kvalitetskontrol af indholdet af din besked for at gøre brug af denne funktion godt, før den sendes til gode.
Tilgængelighed 'Fortryd send'
'Ah, men det er udsat Send , dog ikke?' Ja, du ved hvad vi mente. Vi bruger de to udtryk om hverandre. Sagen er, så attraktiv som denne funktion kan komme på tværs af, at den ikke er tilgængelig i alle versioner af Outlook.
For at være nøjagtig kan du kun bruge muligheden 'fortryd send' i versionerne 2010, 2013 og 2016 - så de nyere. Hvad angår de ældre, ser det ud til at være en måde at bruge det på, men det ser ud til at være strødigt med besvær, hård logistik og ren elendighed til tider. For at de gamle versioner skal fungere, skal du have en Microsoft Exchange-konto.
På denne platform skal administratoren slå funktionen til, men selv da fungerer den kun for folk i organisationen. For at gøre hele fiestaen endnu sjovere er der en anden mulighed på plads, der giver personer i teamet mulighed for at forbyde dig at huske meddelelser, der er sendt direkte til dem. Det er et rod.
Alligevel, hvis du har fået de nyere versioner - er du god til at gå. Hvis ikke - hårdt held.
Sådan konfigureres det - en dybdegående forklaring af en ret simpel procedure
1. Klik først på fanen Fil for at udvide den. Når du har fået den fulde oversigt over kontooplysningerne, skal du klikke på Regler og underretninger. Dette fører dig til et afsnit, hvor du kan administrere de gamle regler og oprette en ny.
2. Klik på knappen Ny regel, og vent på, at guiden starter. Dette kan tage et par øjeblikke, men vil sandsynligvis starte næsten med det samme.
3. Når guiden er oppet og kørt, skal du sørge for at klikke på Anvend regel på meddelelser, jeg sender, en linje du finder under 'Start fra en tom regel' -afsnit. Bemærk, at der også er en mulighed for at aktivere denne funktion til indgående meddelelser.
4. Klik på Næste og derefter på Ja for at anvende den nye regel, du lige har oprettet. Dette vil føre dig til den næste fase af at oprette dine helt egne midler til at holde dine potentielt useriøse beskeder i skak.
5. Den næste fase handler om at vælge, hvor meget tid du har brug for at behandle og skumme over det, du har skrevet. I den næste popup kaster guiden dig, kontroller udsættelse af levering med et antal minutter. Når du har gjort det, vil der være en lille popup, hvor du kan indtaste den værdi, du har lyst til. (For eksempel 5 eller 10 minutter)
6. Når du har indstillet værdien til din smag, skal du klikke på OK og derefter på knappen Næste for at markere påbegyndelsen af et nyt kapitel i dit Outlook-wizardry-program! (Det er bare at navngive det hele. Derefter er programmet forbi for alle formål, virkelig.)
7. Anvend dine nomenklaturelle talenter som en stor fin slags, og brug et navn til din nye regel. (Sørg for, at afkrydsningsfeltet Tænd for denne regel er markeret i øvrigt.) Kontroller derefter, at du ikke har fået navnet på din regel til at lyde dårligt, klik på Finish, et voila- du har fået dig et helt nyt Outlook regel om at kalde dit eget!
Konklusion
Alt i alt synes Microsofts meddelelse om udsættelse af meddelelse til deres Outlook-platform at være en brugervenlig og human funktion, der kan spare dig for meget forlegenhed, når det kommer til kommunikation via e-mail. Tommelfinger op, glat! Fra vores side håber vi, at du fandt denne artikel nyttig, og ønsker dig mange en glædelig 'n' fejlfri e-mail-udveksling i fremtiden.
