Se også vores artikel Alternative rækkefarver i Google Sheets
Googles store kontorproduktivitetssuite, der hovedsageligt består af Docs, Sheets og Slides, blev rullet ud i 2005 og 2006, og siden da har den vundet loyaliteten hos millioner af brugere over hele verden. Google-pakken tilbyder et gratis, men kraftfuldt skybaseret alternativ til Microsofts Office-pakke med produkter. De tre flagskibsapps nærmer sig ikke helt kraften og funktionaliteten i Microsofts Office-produktivitetssuite, men for de fleste brugere repræsenterer disse tre produkter en "god nok" mellemgrund mellem andre gratis Office-udskiftninger og Office selv. Det måske mest kraftfulde salgsargument for Google-apps er, at du får den fulde magt af en skybaseret løsning bag applikationerne. Googles suite blev designet fra bunden af med samarbejde og skybaseret opbevaring som integrerede dele af designet, hvorimod disse funktioner er meget bagefter for Microsofts produkter. Dette gør det nemt at dele, annotere og samarbejde med andre brugere ved hjælp af Google-produkterne.
Google Sheets er den grove ækvivalent med Microsoft Excel, og selvom den ikke direkte kan konkurrere funktion for funktion med Microsofts arveapplikation, har Sheets sin egen som et kraftfuldt regnearkværktøj, der er i stand til at balancere budgetter, udføre ligninger og holde styr på data i realtid. Mange af Excel's funktioner replikeres eller spejles inde i ark, hvilket gør det nemt at skifte fra Microsofts produktivitetssuite til Googles egne tilbud. Brugere med basale regneark (dem uden brugerdefinerede makroer eller designelementer) kan faktisk bare importere deres Excel-filer i ark uden problemer eller fejl.
Et problem, som regnearkbrugere har haft siden starten, og som sandsynligvis altid vil have, er, at i processen med at importere og indsamle data fra flere kilder (en af de mange opgaver, som regneark er store til), er det slet ikke ualmindeligt med tilfældig tom celler, rækker og kolonner, der skal vises inde i dokumentet. Selvom dette problem er trivielt håndterbart i mindre ark, hvor du bare kan slette rækkerne manuelt, er det et enormt problem, når det vokser op i større dokumenter.
Det er dog hurtigt og nemt at fjerne disse tomme rum, hvis du kender de rigtige trin., Vil jeg vise dig, hvordan du fjerner alle tomme rækker og kolonner i dit Google Sheets-dokument ved hjælp af et autofilter.
Opsætning af en autofilter
For at fjerne disse tomme kolonner og rækker, er vi nødt til at begynde med at forstå, hvad en autofilter er inde i Google Sheets. Brugere, der er nye inden for ark eller til regnearkapplikationer generelt, forstår muligvis ikke, hvordan man bruger et autofilter til at sortere dine data. Kort sagt, en autofilter tager værdierne i dine Excel-kolonner og omdanner dem til specifikke filtre baseret på indholdet af hver celle - eller i dette tilfælde manglen derpå. Selvom oprindeligt blev introduceret i Excel 97, er autofiltre (og filtre generelt) blevet en massiv del af regnearksprogrammerne, på trods af det lille mindretal af brugere, der kender og bruger dem.
Det, der er godt med autofiltre, er, at de kan bruges til en række forskellige sorteringsmetoder. Faktisk er de kraftige nok til at sortere og skubbe alle de tomme celler til bunden eller toppen af dit regneark. Start med at åbne det regneark, der indeholder tomme rækker og kolonner, som du vil fjerne fra dit dokument. Når dokumentet er åbnet, skal du tilføje en ny række øverst på dit regneark. I den første celle (A1) skal du skrive det navn, du gerne vil bruge til dit filter. Dette vil være hovedcellen for det filter, vi er ved at oprette. Når du har oprettet den nye række, skal du finde filterikonet i kommandoraden i Google Sheets. Det er afbildet nedenfor; dets generelle udseende ligner en omvendt trekant med en linje, der løber ud fra bunden, ligesom et martini-glas.
Ved at klikke på denne knap oprettes et filter, der som standard fremhæver et par af dine celler i grønt på venstre side af panelet. Fordi vi ønsker, at dette filter skal udvides til hele vores dokument, skal du klikke på den lille rullemenu ved siden af filterikonet. Her ser du flere muligheder for at ændre dine filtre. Vælg ”Opret ny filtervisning” øverst på listen.
Dit Google Sheets-panel vil udvide og vende en mørkegrå farve sammen med et indgangspunkt for at indsætte parametrene for dit filter. Det er ikke kritisk, at du inkluderer hver enkelt kolonne, men sørg for, at du har medtaget hver række og kolonne i dit dokument, der indeholder tomme mellemrum. For at være sikker kan du bare lade filteret dække hele dokumentet. For at indtaste dette i dit dokument skal du skrive noget som A1: G45, hvor A1 er startcellen og G45 er slutcellen. Hver celle imellem vil blive valgt i dit nye filter.
Brug af autofilteret til at flytte tomme celler
Denne næste bit kan virke en smule underlig, fordi den flytter og omorganiserer dine data på en måde, der i bedste fald virker kontroversielt og destruktiv. Når dit filter er valgt, skal du klikke på det grønne tredobbeltikon i kolonnen A1 på dit regneark, hvor du indstiller en titel tidligere. Vælg “Sorter AZ” i denne menu. Du vil se dine data flytte i alfabetisk rækkefølge, begynder med tal og efterfulgt af bogstaver.
De blanke mellemrum bliver i mellemtiden skubbet til bunden af dit regneark. Fortsæt med at ty din regneark kolonne for kolonne, indtil dine tomme celler er flyttet til bunden af skærmen, og du har en solid blok af data, der vises øverst i Google Sheets. Dette vil sandsynligvis gøre dine data til et forvirrende, ulæseligt rod - ikke bekymre dig, alt dette går til sidst.
Sletning af dine tomme celler
Når dine tomme celler er blevet flyttet til bunden af dit regneark, er det at slette dem så simpelt som at slette enhver anden celle. Brug musen til at fremhæve og vælge de tomme celler på dit regneark, der er flyttet til bunden af dokumentet. Afhængigt af mængden af tomme celler og arbejdsområdet på dit regneark, kan du muligvis zoome ud af din skærm for at se mere af det omkringliggende område (de fleste browsere, inklusive Chrome, giver dig mulighed for at zoome ved hjælp af Ctrl / Cmd og knapperne + og - du kan også holde Ctrl / Cmd nede og bruge rullehjulet på din mus eller berøringspladen). Klik og hold nede for at vælge de omkringliggende tomme celler, og træk musen hen over hver celle.
Når du har valgt de fornærmende celler, skal du højreklikke hvor som helst i de fremhævede områder. Du vil se en pop-up-menu, der indeholder flere forskellige indstillinger for dine celler, herunder klip, kopier og indsæt, og muligheden for at indsætte kommentarer og noter. Omkring midtvejs i menuen er mulighederne for sletning, herunder sletning af rækker, kolonner og sletning af celler. Da alle dine tomme celler er blevet sorteret i rækker, er den nemmeste metode at vælge retsletning, som vil fjerne alt indhold fra dine valgte tomme rækker. Du kan også slette specifikke celler ved at vælge en skiftmetode; da dine tomme celler er i en blok, betyder din skiftmetode ikke noget.
Omorganisering af dit regneark
Nu, hvor du har fjernet de fornærmende tomme celler, kan du omorganisere dit regneark tilbage til en normal rækkefølge. Når du klikker på den samme tredobbelte menuknap fra tidligere inde i filteret, giver du kun mulighed for at organisere i alfabetisk eller omvendt alfabetisk rækkefølge, der er en anden sorteringsindstilling: slukke for din autofilter. For at gøre dette skal du klikke på trekantmenuknappen ud for autofilterikonet i ark. Inde i denne menu ser du en indstilling til dit filter (kaldet “Filter 1”, eller hvilket som helst antallet filter du har lavet), samt en mulighed for “Ingen.” For at slukke for det filter, du anvendte tidligere, skal du blot vælg “Ingen” i denne menu. Dit regneark vender tilbage til normal som magi, men uden de tomme celler, du har slettet tidligere.
Når cellerne er slettet, kan du genoptage omorganisering og tilføje data tilbage til dit regneark. Hvis denne metode uanset årsag får dine data til at falde ude af funktion, er det så simpelt at vende tilbage som at dykke ned i dine dokumenters historie og vende tilbage til en tidligere kopi. Du kan også bruge kopiere og indsætte funktionen til let at flytte dine data uden at skulle beskæftige sig med hundredvis af tomme celler, der blokerer for din sti. Dette er ikke en perfekt løsning - Ark gør det nemt at slette tomme celler generelt - men det fungerer som en hurtig og beskidt måde at skubbe dine data over massen af tomme celler i dit dokument. Og i slutningen af dagen er det meget lettere end at slette rækker massevis efter en.
Fortæl os din yndlingsmetode i kommentarerne herunder til sletning af tomme celler fra Google Sheets!
