Jeg blev stillet et spørgsmål her om dagen, da jeg viste nogen, hvordan man bruger Gmail, og det var ikke første gang, jeg havde hørt det. Spørgsmålet var 'Hvordan opretter jeg kopier af kladder i Gmail, så det ikke tager så lang tid at svare til kunderne?' Mens jeg forsøger at regelmæssigt besvare spørgsmål her om TechJunkie, troede jeg, at dette var en førende kandidat.
Se også vores artikel Sådan bestilles Gmail efter størrelse
Hvad spørgsmålet faktisk stiller, handler mere om e-mail-skabeloner end at gemme kopier af et kladde. Jeg viste nogen, hvordan man indstiller autoresponders og etiketter til deres nye forretnings-e-mail. De ville have nogle kedelplade-e-mails, der skulle sendes til klienter for at holde dem i løkken uden at blive forkælet af admin hele dagen lang. Svaret er at oprette e-mail-skabeloner.
Du kan oprette kopier af disse og opbevare dem som kladder, hvis du foretrækker det, men du kan gøre meget mere med skabeloner.
E-mail-skabeloner
E-mail-skabeloner er en reddende nåde for alle ejere af små virksomheder eller dem, der finder sig selv at sige de samme ting i de samme slags e-mails. Jeg har brugt dem, lige siden jeg startede mine egne virksomheder, og de har sparet mig mange hundrede timer i årenes løb.
E-mail-skabeloner kan også få dig til at se mere professionel ud. Du kan svare hurtigere og en enkel 'Tak for din e-mail, et af vores team vil kontakte dig direkte inden for 24 timer' kan få en kunde til at føle sig værdsat. I betragtning af hvor let det er at gøre, kan jeg varmt anbefale at bruge dem.
Hvordan opretter jeg e-mail-skabeloner i Gmail?
Gmail kalder skabeloner Canned Responses, og du skal aktivere funktionen, før du kan bruge dem. Når det er gjort, kan du oprette så mange e-mail-skabeloner, som du vil.
- Åbn Gmail og log ind.
- Vælg ikonet for tandhjulet øverst til venstre, og vælg Indstillinger.
- Vælg fanen Labs.
- Skift konserverede svar (skabeloner) til Aktiver.
- Vælg Gem ændringer i bunden af siden.
Nu er funktionen aktiveret, vi kan begynde at oprette skabeloner. Det gør du fra indbakken i Gmail, så det er her, vi tager næste gang.
- Vælg Skriv e-mail fra din indbakke.
- Opret den e-mail, du vil oprette, som du normalt ville.
- Vælg den grå pil nederst til højre i e-mail-vinduet.
- Vælg Canned svar og New canned response.
- Giv det et meningsfuldt navn, og vælg OK for at gemme.
Når du har gemt dit konserverede svar, kan du med sikkerhed slette udkastet.
Når du udarbejder dit konserverede svar, skal du afbalancere det personlige præg med at være generisk nok til at du ikke fornærmer nogen. Det betyder, at man enten forlader ting som navne og datoer ud af e-mailen og udskifter det med tidsplaner. Eller du kan tilføje disse personlige strejke ved hånden, før du sender. Sidstnævnte foretrækkes, da det personlige præg skaber et forhold, du kan bygge videre på. Det er dog ikke altid muligt, så du skal bruge din bedømmelse.
Brug din e-mail skabelon
Nu har du oprettet din e-mail-skabelon eller et hermetisk svar, det er tid til at bruge den. Når du får din første mulighed for at bruge skabelonen, skal du gøre dette:
- Vælg Svar fra den e-mail, du vil svare på.
- Vælg den grå pil nederst til højre på skærmen.
- Vælg Canned svar, og vælg det svar, du oprettede.
- Tilføj personaliserede data for at gøre e-mailen relevant.
- Sende.
Du kan gøre det samme ved at bruge Komponere og oprette en ny e-mail, men jeg finder svarmetoden meget hurtigere.
Brug dit konserverede svar som e-mail autosvar
Ved at tage e-mail-skabelonen et skridt videre, hvad med at indstille et dåse svar som autorespons på en indgående e-mail. Du bliver nødt til at holde dit konserverede svar generisk, men det er en fantastisk måde at anerkende ordrer eller forespørgsler og opbygge et godt forhold til din kunde.
- Åbn Indstillinger i Gmail, og vælg fanen Filtre.
- Vælg linket Opret et nyt filter.
- Opret et kriterium for at udløse filteret. Dette vil sandsynligvis være unikt for dig, så vælg noget, der fungerer.
- Vælg Opret filter med denne søgning nederst til højre i vinduet.
- Vælg Send svar på dåse og det svar, du vil bruge.
- Vælg Opret filter.
Hver gang filterkriterierne er opfyldt, sender Gmail dit konserverede svar automatisk. Dette er ideelt til kvitteringer eller opdateringer og kan indstilles til at udløse på flere måder. Det er umuligt for mig at liste dem alle her, men du vil genkende et mønster i dine e-mails, som du kan bruge. For eksempel sender alle e-mails til din '' e-mail-adresse eller enhver e-mail, der indeholder ordet 'Bestil'. Du får ideen.
