Sådan inkluderes automatisk en signatur i outlook-e-mails

Tilføjelse af en signatur til din e-mail-meddelelse giver det et strejf af professionalisme. At smide et logo i, og dine kontaktoplysninger giver en brand-promovering til en ellers trist korrespondance. Det giver dem, der ønsker at kontakte dig på anden måde muligheden for det. Oprettelse og brug af en signatur i Microsoft Outlook er en enkel nok opgave. Du kan endda oprette flere personlige underskrifter for at skifte til et indfald afhængigt af din målgruppe.

Outlook vil dog kun vedhæfte en signatur til nyligt sendte eller videresendte e-mail-meddelelser. De e-mails, du har sendt inden du opretter en signatur, vil stadig ikke være en. For at tilføje en signatur til ældre meddelelser skal du gå ind i Outlook-indstillinger og ændre et par ting.

Din signatur kan omfatte tekst, billeder, dit elektroniske visitkort, et logo eller endda et billede af din håndskrevne signatur. Du kan konfigurere Outlook, så underskrifter automatisk tilføjes til alle udgående meddelelser eller oprette din signatur og tilføje den til meddelelser fra sag til sag.

Tilføjelse af en underskrift til din Outlook-korrespondance

Trinene til at sprede dine e-mails med en signatur afhænger af den version af Outlook, du i øjeblikket bruger. Der er en proces for dem, der bruger ældre versioner af softwaren (2007 - 2010) og en til de nyere versioner (2010+) såvel som Microsoft Office 365-brugere.

Lad os starte med de nyeste versioner.

Outlook-versioner 2010+ Inklusive Outlook til 365

Sådan opretter du en ny signatur til din Outlook-e-mail:

1. Klik for at oprette en ny e-mail.
2. Klik på Signatur og derefter Signaturer fra fanen "Besked".
   • Afhængig af størrelsen på dit Outlook-vindue, og om du komponerer en ny e-mail-besked eller et svar eller videresender, kan fanen "Besked" og knappen Signatur muligvis være på to forskellige steder. Imidlertid ledsages signatur-knappen normalt vedhæft fil og vedhæft element i afsnittet "Inkluder" i menuen "Besked".
3. Vælg New og tilføj et navn til din nye signatur i dialogboksen "Ny signatur" i fanen "E-mail-signatur" lige under boksen "Vælg signatur til redigering".
4. Lige under "Rediger signatur", komponér din signatur inden for det medfølgende område.
   • Vinduet giver dig mulighed for at ændre skrifttyper, fontfarver og -størrelser samt tekstjustering.
   • For at tilføje links og billeder til din e-mail-signatur, ændre skrifttyper og farver og retfærdiggøre teksten, kan du gøre det ved at bruge mini-formateringslinjen under “Rediger signatur”.
   • Du kan endda oprette en mere robust signatur med kugler, tabeller eller rammer ved hjælp af Microsoft Word til at formatere din tekst. Overfør det derefter ved hjælp af en simpel kopi ( Ctrl + C ) og indsæt ( Ctrl + V ) på signaturen i boksen "Rediger signatur".
   • Du kan også tilføje ikoner og links til sociale medier i din signatur, som jeg vil berøre senere.
5. Når underskriften er, hvordan du vil have den, skal du under "Vælg standardsignatur" vælge følgende indstillinger:
   • Vælg en e-mail-konto, du vil knytte din signatur til ved hjælp af rullemenuen “E-mail-konto”. Du kan have forskellige underskrifter for hver e-mail-konto, du bruger til Outlook.
   • Hvis du vil tilføje din signatur automatisk til alle fremtidige meddelelser, skal du klikke på rullemenuen "Nye meddelelser" og vælge en signatur. Hvis du foretrækker ikke at have den indstillet til automatisk som standard, skal du vælge (ingen) . Dette gør det, så hver ny meddelelse, du sender, overhovedet ikke har nogen signatur, inklusive dem, der er videresendt og besvaret.
   • For at en underskrift skal vises i dine meddelelser, du svarer og videresendes, skal du klikke på rullemenuen "Svar / frem" og vælge en signatur. Dette tilføjer signaturen automatisk, når du svarer eller videresender en e-mail. For ikke at have dette sæt skal du vælge (ingen) i stedet.
6. Nu, hvor det er forbi, skal du klikke på OK- knappen for at gå tilbage for at gemme din signatur og vende tilbage til din nye meddelelse.
   • Det er vigtigt at bemærke, at den aktuelle besked, du oprettede signaturen i, ikke har en signatur på plads. Af en eller anden grund vises underskriften kun i de følgende meddelelser. Du skal tilføje underskriften manuelt, hvis du ser frem til at bruge en.

Manuelt indsætte en underskrift

For den nye meddelelse, du startede med det formål at oprette en signatur eller dem, der ikke ønsker et signatursæt automatisk, kan du stadig indsætte en signatur manuelt.

For at gøre det:

1. Når din e-mail-meddelelse er åben, skal du klikke på fanen "Besked" og vælge Signatur .
2. Dette åbner en fly-out-menu, der viser alle gemte underskrifter, du har oprettet. Vælg den signatur, du vil bruge, fra indstillingerne ved at klikke på den. Det vises nu i din aktuelle besked.

Tilføjelse af et logo eller et billede til din underskrift

Mærker kræver generelt logoer. For at føje et billede som et logo eller et socialt medieikon til din signatur:

1. Åbn en ny e-mail-meddelelse, og klik på fanen "Besked".
2. Klik på Signatur og derefter på Signaturer .
3. Vælg den signatur, du vil tilføje logoet eller billedet til ved at vælge det i feltet "Vælg signatur til redigering".
4. Klik på ikonet Tilføj billede, find det billede, du vil tilføje fra dine pc-filer, og vælg derefter Indsæt .
   • Du kan ændre størrelsen på dit billede eller logo ved at højreklikke på billedet og vælge Billede fra menuindstillingerne. Klik på fanen "Størrelse" og brug de angivne indstillinger til at ændre størrelsen på dit billede til dine specifikationer.
   • Hold afkrydsningsfeltet "Lås aspektforhold" markeret for at opretholde billedproportioner.
5. Når billedet har ændret størrelse og er klar til at gå, skal du klikke på OK .
6. Følg dette op ved at klikke på OK igen for at gemme alle de ændringer, du lige har foretaget i din signatur.

Microsoft Outlook-versioner 2007 - 2010

Sådan opretter du en ny signatur ved hjælp af en ældre version af Microsoft Outlook:

1. Vælg at oprette en ny besked.
2. Klik over til fanen "Besked" og vælg Signatur i afsnittet "Inkluder".
3. Klik på Signaturer, når det dukker op.
4. Klik på Ny under fanen "E-mail-signatur".
5. Skriv et navn til din signatur, og klik derefter på OK- knappen.
6. Indtast den tekst, du vil inkludere i din signatur, i boksen "Rediger signatur".
   • Du kan formatere din tekst ved at fremhæve den tekst, du vil redigere, og derefter bruge stil- og formateringsknapperne til de ønskede indstillinger.
   • Tilføjelse af yderligere elementer, såsom billeder, hyperlinks og e-visitkort, klik på stedet, hvor elementet skal vises, og:
     • e-Business Card - Klik på Business Card- knappen, og klik derefter på en af ​​kontakterne på listen "Arkiveret som". Klik på OK- knappen.
     • Hyperlink - Klik på Hyperlink- ikonet, og skriv (eller indsæt) den URL, som dit link forbinder teksten til. Klik på OK- knappen.
     • Billede / billede - Klik på ikonet Billede, find det billede, du vil uploade til din signatur, vælg det, og klik derefter på OK- knappen.
7. Når du er færdig med redigeringerne, skal du klikke på OK for at afslutte oprettelsen af ​​din signatur.
   • Den e-mail, du i øjeblikket har åben for at oprette underskriften, vil ikke signaturen automatisk blive tilføjet til den. Du skal gøre det manuelt.

Tilføje underskriften til dine e-mail-meddelelser

Signaturer kan tilføjes automatisk eller manuelt til alle udgående meddelelser, svar og fremad. Kun en signatur kan bruges pr. E-mail, der sendes ud, så hvis du vælger at have et sæt automatisk, ville det være bedst, hvis signaturen var rettet mod et større publikum.

Sådan indsættes automatisk en signatur i din e-mail-meddelelse:

1. Opret en ny e-mail.
2. Gå over til fanen "Besked", og klik på Signatur i afsnittet Inkluder.
3. Klik på Signaturer, når det dukker op.
4. Find “Vælg standardsignatur”, klik på rullemenuen “E-mail-konto liste”, vælg en e-mail-konto, som du vil knytte en signatur til.
5. Vælg den signatur, du vil inkludere, ved at vælge en fra listen "Nye meddelelser".
   • For frem og svar, vælg en signatur fra rullelisten “Svar / fremad” for at tilføje en signatur. Klik på (ingen), hvis du foretrækker at ikke have en signatur, gå ud med dit svar og videresende e-mail-meddelelser.
6. Klik på OK for at gemme dine signaturindstillinger.

Sådan tilføjes en signatur manuelt til din e-mail-meddelelse:

1. Opret en ny e-mail-meddelelse.
2. Klik over til fanen "Besked".
3. Klik på Signatur, fundet i afsnittet "Inkluder".
4. Vælg den signatur, du vil indsætte, ved at klikke direkte på den.

Signaturen vises nu i din udgående meddelelse. Hvis du valgte forkert eller bare vil slette den signatur, du har tilføjet, skal du fremhæve signaturen i meddelelsen og klikke på Slet (eller Backspace ) på dit tastatur.

Brug af en Microsoft Office 365-konto med Outlook.com

For dem, der bruger Outlook på nettet med en Microsoft Office 365-konto, skal du oprette en signatur i begge produkter.

Sådan opretter og bruger du e-mail-underskrifter i Outlook på internettet:

1. Log ind på din Outlook.com-konto, og åbn dine indstillinger ved at klikke på Cog Wheel- ikonet øverst på siden.
2. Klik på Mail, derefter Skriv, og svar .
3. Skriv din signatur i området E-mail-signatur.
   • Du kan bruge de angivne formateringsindstillinger til at ændre udseendet på din signatur til din smag.
   • Du kan kun have en signatur pr. Konto.
   • For at få underskriften automatisk vises som standard for alle fremtidige meddelelser, skal du sætte et afkrydsningsfelt i feltet "Inkluder automatisk min signatur på nye meddelelser, jeg skriver". Dette gør det, så alle fremtidige sammensatte e-mails får din signatur vist nederst.
   • Frem og svar har brug for et afkrydsningsfelt i feltet "Inkluder automatisk min signatur på meddelelser, jeg videresender eller svarer på".
   • Ved ikke at kontrollere nogen af ​​disse indstillinger, skal du manuelt tilføje din signatur til hver e-mail-meddelelse, du skriver fremover.
4. Når du er færdig med redigeringerne, skal du klikke på Gem .

Sådan tilføjes din signatur manuelt:

1. Vælg Ny besked i din postkasse.
2. Skriv din besked fuldt ud, og klik på triple-ikonet.
3. Herfra skal du vælge Indsæt signatur .
4. Når din besked er klar til at gå ud, skal du klikke på knappen Send .