Det kan være meget vigtigt at holde styr på dine fakturanumre. Alle fakturanumre er fortløbende, så forsøg på at indtaste dem manuelt har muligheden for menneskelig fejl og giver mindre end optimale resultater. Det er ikke altid let at huske det næste nummer i sekvensen, især når tallene begynder at klatre. Ved at glemme det forrige nummer, kan du slutte med en smule overlapning på dit Excel-regneark, hvilket kan skabe ødelæggelse længere nede på linjen.
Se også vores artikel Sådan slettes alle tomme kolonner i Microsoft Excel
Det er allerede vanskeligt nok at huske, hvor du forlod dine nøgler eller at tage noget ud af fryseren til middag, du har ikke brug for nok hukommelsestap. I stedet kan det bare være bedst at have Excel automatisk til at generere fakturanumrene til dig.
”Det ville være utroligt nyttigt. Så hvad skal jeg gøre? ”
Så vidt jeg ved, er der to metoder, hvor du kan få fakturanumrene automatisk genereret i Excel. Denne artikel forklarer dem begge for at sikre, at du kan undgå overlapning af fakturaer og ikke længere behøver at stå op over hvilket nummer der kommer næste.
Automatisk fakturaproduktion til Excel
Som nævnt er der to måder, hvorpå man automatisk kan føje fakturanummer til et Excel-regneark eller projektmappe. Den første er ved at bruge en formel i VBA (Visual Basic for Applications) for at generere fakturanumre til en enkelt projektmappe. Den anden måde er at bruge Kutools til Excel's Insert Sequence Numbers-funktion. Denne mulighed giver dig mulighed for at generere fakturanumre på tværs af flere regneark og projektmapper.
Metode 1: Automatisk fakturanummergenerator, der bruger Visual Basic til applikationer
At begynde:
Du kan enten oprette en ny projektmappe eller åbne en eksisterende projektmappe, som du gerne vil bruge til automatisk generering af fakturanummer.
Find og fremhæv en tom celle (venstreklik på den), og indtast det første nummer, der vil blive brugt til som startnummer for alle dine fakturanumre fremover. Du kan vælge noget som 00000 eller 10000 som udgangspunkt. Til vores eksempel bruger vi 00000, og det placeres i celle C3.
Tryk på Alt + F11 for at åbne dialogboksen Microsoft Visual Basic for Applications. Udvid din nuværende arbejdsbog (VBAP-projekt, kan vises som bog 1, hvis den er ny), og dobbeltklik på ThisWorkbook.
Du kan indtaste følgende kode eller blot kopiere og indsætte (fremhæve koden og trykke på Ctrl + C og derefter venstreklikke på vinduet og trykke på Ctrl + V ) koden i åbningsvinduet.
VBA: Voice Number Generator
| 1 2 3 | Privat underarbejdsbog_Åbn () Område ("C3"). Værdi = Område ("C3"). Værdi + 1 Afslut under |
"C3" vil være den celle, hvor du indtastede dit begyndelsesfakturanummer. Sørg for at ændre den inden for koden, inden du indsætter den i vinduet.
Følgende formler nedenfor giver dig mulighed for at bekræfte dine fakturanumre. De kan være lidt vanskelige at huske offhand, men du kan altid gemme dem som en Autotext-post, hvis du har brug for dem igen senere når som helst.
| Ingen. | Formel | Fakturanumre |
| 1 | =”CompanyName” & TEKST (TODAY (), ”ååmmdd”) & C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = ”Firmanavn” & TEKST (I DAG (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = ”Firmanavn” & TEKST (NU (), ”MMDDHHMMSS”) & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = ”Firmanavn” & TEKST (NU (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = ”Firmanavn” & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
Husk, at C3 i formlen er den celle, hvor du har anbragt det fakturanummer, der begynder. "Firmanavn" er forbeholdt den tekst, du vil have vist i dine fakturanumre. Skift det til hvad der passer dig.
Du ønsker at placere formlen i en celle til den automatiske fakturagenerering. Dette er ikke den samme celle, som du har det første fakturanummer i, men den angivne celle til resultaterne. Når formlen er redigeret, så den passer til dine behov, kan du kopiere og indsætte den i cellen og trykke på enter for at modtage fakturanummeret.
Når du er færdig, skal du huske at gemme den aktuelle projektmappe. Det gør du ved at klikke på Filer og derefter på Gem (eller Gem som, hvis du arkiverer nyt eller under et andet navn). Indtast navnet på projektmappen, og sørg for, at feltet Gem som type er indstillet til Excel Macro-Enabled Workbook (* .xlsm). Vælg hvor det skal gemmes, og tryk derefter på knappen Gem .
Hver gang du åbner fakturanummergenerator-arbejdsbogen, vil fakturanummeret være et nummer større end sidste gang. Bare sørg for at gemme projektmappen, inden du lukker den hver gang, ellers vil arbejdet gå tabt.
Metode 2: Tilføj fakturanummer ved hjælp af Kutools til Excel
De af jer, der har brug for en måde at generere fakturanumre til flere arbejdsbøger, finder disse behov opfyldt ved brug af Kutools. Den første beskrevne metode er designet til kun et regneark eller projektmappe og har den uheldige mulighed for overlapning, når du glemmer at gemme. Kutools til Excel giver en løsning til begge disse problemer og mere.
At begynde:
Ligesom før skal du markere og vælge cellen til dit fakturanummer. Derefter skal du klikke på Kutools, efterfulgt af Indsæt og til sidst Indsæt sekvensnummer .
Når dialogboksen Indsæt sekvensnummer vises, skal du klikke på knappen Ny . Dette åbner et redigeringsvindue for sekvensnummer:
- Indtast et navn i boksen Sekvensnavn for at få titlen på din nye fakturanummersekvens.
- I tilføjelsesboksen skal du lægge en 1 .
- Indtast navnet på din virksomhed eller anden tekst, du vil se i begyndelsen af dine fakturanummerresultater, i feltet Prefix (valgfrit) .
- Startnummeret for alle dine fremtidige fakturanumre kan indtastes i feltet Startnummer. Nummeret kan være alt, hvad du gerne vil, men det ville være bedst at holde det enkelt. 00000 eller 10000 ville være tilstrækkeligt. Hvis du hellere vil holde tallene små, kan du bare bruge et enkelt ciffer som 0 eller 1 i stedet.
- Du kan angive antallet af cifre, som dine fakturanumre har, ved at indtaste et nummer i feltet Antal cifre. Du kan ikke gå galt med 5 eller 6.
- Afslut processen ved at klikke på knappen Tilføj .
Mens den nyoprettede sekvens forbliver valgt, skal du klikke på Udfyld rækkevidde og derefter trykke på knappen Luk for at afslutte. Uanset hvilken arbejdsbog du bruger funktionen Indsæt sekvensnummer i, genereres et fakturanummer automatisk med hvert nummer større end sidst.
