Outlook's mappe med slettede elementer svarer til Gmail funktionen Arkiverede meddelelser. Når du sletter en meddelelse i Outlook, går den til denne mappe og forbliver der, indtil du sletter den. Det gør i det væsentlige papirkurven job, kun i MS Outlook-appen. Dog kan mappen med slettede meddelelser blive rodet på et tidspunkt, hvilket får Outlook til at begynde at blive forsinket og langsommere.
Selvom ikke alle bruger Gmail, er der en grund til, at Microsoft giver dig mulighed for at logge på din Gmail-konto via Outlook-appen - Gmail er simpelthen ekstremt populær. At se, hvordan Gmail bruger indstillingen Arkiverede meddelelser, til at begynde med, er der ingen grund til at opbevare de slettede meddelelser i Outlook. Heldigvis kan du konfigurere appen, så den automatisk slipper af alle dine slettede e-mails.
Sletning af e-mails manuelt
Hvis du blot vil slippe af med e-mails, der er gemt i mappen Slette elementer, kan du gøre det relativt let. Dette er det bedste handlingsforløb for dem, der foretrækker at blive på den sikre side og opbevare deres slettede mail til en ugentlig eller månedlig check.
For at slette de "slettede" e-mails manuelt, skal du navigere til mappen Slette elementer og fjerne dem, som du ville bruge enhver anden e-mail. Bemærk, at dette vil slette de valgte e-mails permanent, og at du ikke vil kunne få dem tilbage igen efter dette. Hvis du ikke kan finde den mappe, der er slettet, skal du kigge efter papirkurven.
Automatisk tom papirkurv
Hvis du ønsker, at Outlook skal tømme papirkurven, når du afslutter appen, kan du slå denne mulighed til, og du behøver aldrig at bekymre dig om overbelastning af din papirkurvmappe med, ja, papirkurven. Husk dog, at dette ikke er noget, du vil gøre, hvis du modtager en masse vigtige e-mails. Hvis du ikke er sikker, er det bedst, at du tager dig til manuel sletning.
Hvis du er sikker på, at du vil slå denne indstilling til, skal du åbne din Outlook og logge ind (selvom du bruger Gmail til at gøre det). Når du har åbnet din konto, skal du vælge fanen Fil og gå til Indstillinger . Naviger til afsnittet Avanceret i dialogboksen Indstillinger for Outlook . Når du er der, skal du finde afsnittet om start og udgang af Outlook og markere afkrydsningsfeltet ud for mapper med tomme slettede elementer, når du afslutter Outlook . Dette vil slette al e-mail fra enhver mappe, der er udpeget som slettede poster, når du afslutter Outlook.
Outlook Online
Desværre er denne indstilling ikke tilgængelig i Outlook Online af en grund - hvor mange gange har du ved et uheld lukket en fane i din browser? Dette er sandsynligvis sket med dig mere end én gang, og du vil ikke miste den e-mail, du vil vende tilbage til som sådan.
Hvis du vil slette papirkurven i Outlook Online, skal du logge på din Outlook-konto og finde den mappe, der er slettet . Højreklik på det og vælg Tom papirkurv . Dette vil slette al papirkurven i din Outlook.
Andre veje
Der er andre måder, du kan ty til at organisere dine e-mails uden risikoen for at slette vigtige poster ved at forlade Outlook. Du kan planlægge en ugentlig eller månedlig oprydning og derefter tømme din mappe med slettede poster.
En anden god idé er at få din Outlook til at starte i papirkurven, så du kan følge op på dine slettede e-mails fra arbejdsdagen før og ordentligt rydde op. For at gøre dette skal du vælge fanen Filer gå til Indstillinger ¸ navigere til Avanceret og under ovennævnte Outlook start og exit- sektion skal du ændre Start Outlook i denne mappe: indstillingen til hvad du bruger som din mappe med slettede poster. Dette vil sikre dig, at du altid følger dine e-mails, og at du opretholder en organiseret indbakke.
At være omhyggelig
Den vigtigste del af vedligeholdelsen af en organiseret Outlook-indbakke er at være forsigtig , især hvis du bruger den til erhvervslivet. Hvis du er sikker på, at du automatisk vil tømme papirkurven i Outlook, skal du følge selvstudiet ovenfra. Hvis du imidlertid er på den forsigtige side, skal du bruge en anden måde at organisere din indbakke på.
Hvordan organiserer du din mail? Vil du bruge indstillingen auto-tom-skraldespand i din Outlook? Del dine ideer og tanker i kommentarerne herunder.
