I et arbejdsmiljø er det bydende nødvendigt, at du opbevarer en organiseret indbakke for at opretholde effektiviteten. En rodet indbakke kan bevise en ret enorm smerte, især når du bliver tvunget til at rulle gennem bjerge af ældre e-mails, du muligvis ikke længere har brug for. På et tidspunkt kan disse ældre e-mails have tjent et formål, men har siden blevet til yderligere forhindringer, når de leder efter en bestemt e-mail.
Se også vores artikel Sådan opretter du et Gmail-alias
”Min indbakke er en katastrofe. Jeg har e-mails fra over to år siden. Jeg har virkelig brug for at få dette beliggende. ”
For at undgå meget tidsforbrug vil jeg ikke anbefale at forsøge at slette alle dine ældre e-mails manuelt. I stedet for takket være hjælp fra filtre kan du slippe af med disse e-mails meget hurtigere. Ved at oprette et filter kan du slette gamle meddelelser baseret på en specificeret tidsramme. Det eneste problem, jeg kan se ved hjælp af filtre, er, at de kun gælder for nyligt modtagne meddelelser. Du kan anvende filtre i fremtiden for at sikre, at pileup'en ikke forekommer en gang, men hvad med de e-mails, der udfylder din indbakke nu?
Slet automatisk de ældre Gmail-e-mails
Der er et par ting at dykke ned i, når det kommer til at befri dig selv fra de ældre, ikke længere nødvendige e-mails, der plager din Gmail-indbakke. Jeg vil undersøge, hvordan du konfigurerer dine filtre, anvender dem til fremtidig brug, og hvordan du slipper af med alle de nuværende gamle e-mails ved hjælp af Gmail-tilføjelsen, Email Studio.
Opsætning af dine filtre
Første ting er først, lad os konfigurere dine filtre .
At begynde:
- Log ind på din Gmail-konto med de krævede legitimationsoplysninger.
- Find Cog / Gear-ikonet. Dette er menuen med Gmail-indstillinger og kan findes i øverste højre hjørne af vinduet. Klik på dette ikon, og vælg derefter Indstillinger i rullemenuen.
- Klik over til fanen "Filtre", og klik derefter på Opret et nyt filter .
- I indtastningsfeltet "Har ordene" skal du indtaste følgende - ældre_tan: x hvor "x" er tidsrammen for de meddelelser, du vil slettes. Dette vil være et tal efterfulgt af et brev. De følgende bogstaver vedrører tidsrammen. Du bliver nødt til at bruge "d" i dage, "w" i uger og "m" i måneder. Et eksempel ville være eldre_than: 3d, hvis du ville slette e-mails, der er ældre end tre dage.
- Klik derefter på Opret filter med denne søgeknap.
- Udfyld felterne, der er mærket “Slet det” og “Anvend også filter på” med et markering ved at klikke på dem.
- Til sidst skal du klikke på Opret filter for at se alle dine ældre e-mails, baseret på den dato, du lige har indstillet, flytte fra din indbakke til din papirkurven.
Når meddelelser slettes i Gmail, forsvinder de ikke med det samme fra eksistensen. I stedet kan du finde dem i din Papirkurv-mappe. Dette betyder, at disse e-mails stadig tæller med din samlede datakapacitet. Hvis du vil fjerne dem i deres helhed, kan du enten vente til Gmail automatisk sletter dem efter 30 dage eller sletter dem alle nu selv. For at udføre sidstnævnte skal du klikke på papirkurven og derefter klikke på linket Tom papirkurv nu .
Filter til fremtidig sletning (genanvendelse)
Titlen på denne artikel handler om automatisk sletning. Desværre kan filtre ikke udløses automatisk. Du skal gå tilbage og igen anvende filteret på din nuværende indbakke.
Sådan genanvendes et filter:
- Gå tilbage til dine indstillinger ved at klikke på Cog / Gear-ikonet øverst til højre i Gmail-vinduet og vælge Indstillinger i rullemenuen.
- Klik på fanen "Filtre".
- Da du allerede har oprettet et filter tidligere, kan du nu klikke på Rediger, som er placeret ved siden af dette filter. Hvis du tidligere har oprettet flere filtre, kan du nemt finde den, du ønsker, da kriterierne for hvert filter vises.
- Klik på Fortsæt i det afsnit, der vises med dine søgekriterier. Det vil være en skærm, der ligner den, der dukkede op, da du opretter det originale filter.
- Brug igen et afkrydsningsmærke i boksen ved siden af "Anvend også filter til."
- Denne gang for at aktivere filteret skal du klikke på Opdater filter . Alle dine ældre e-mails, indstillet til den specificerede tidsramme, vil nu blive pisket væk til papirkurven .
E-mail-studio
E-mailstudio har en smuk funktion, der automatisk sletter alle dine ældre e-mails fra en specificeret afsender eller dem, der findes i en bestemt mappe. Den indbyggede Auto-Purge-funktion hjælper med at holde din Gmail-postkasse langt mere organiseret, hvilket fører til et mere effektivt arbejdsmiljø.
Med Email Studio kan du arkivere og anvende "Marker som læst" på alle e-mails, der i øjeblikket er i din indbakke, og som har været der i over tre måneder. Det giver dig også mulighed for permanent at fjerne alle e-mails fra dine papirkurven og spam- mapper automatisk efter to dage. Som en ekstra tilføjet bonus inkluderer Auto-Purge en e-mail-afmeldingsfunktion, der kan hjælpe dig med let at fjerne din e-mail-adresse fra en af disse irriterende nyhedsbrevmailister. Der er også meget mere, som tilføjelsen er i stand til, men jeg føler, at de allerede nævnte fremhæver nøjagtigt, hvad vi har brug for til denne artikel.
Den grundlæggende pakke er gratis at bruge, men for at få mest muligt ud af produktet, tilbydes en premium-version til en pris pr. Opgraderingen giver dig mulighed for at oprette flere sæt rensningsregler og inkluderer en e-mail-planlægning, speditør og en auto-responder.
Opsætning og aktiver automatisk rensning i Gmail
Det er klart, at den første ting, du skal gøre, er at downloade og installere tilføjelsen Email Studio. Når dette er opnået, kan du se ikonet E-mailstudio til højre sidebjælke, når du åbner nogen af dine Gmail-e-mail-meddelelser.
Sådan bruger du det:
- Åbn tilføjelsen Email Studio, og log ind ved hjælp af din Gmail-konto.
- Du vil se en liste over indstillinger. Fra disse indstillinger skal du vælge værktøjet "E-mail-oprydning".
- Klik derefter på Tilføj ny regel for at indstille en regel (som hvad du gjorde med filtre ).
- Der er to dele til opsætning af en regel - du skal angive en betingelse og derefter en handling. Tænk "årsag og virkning". Handlingen udløses, når den specificerede betingelse er opfyldt.
- For at indstille en betingelse vil du være i stand til at bruge avancerede søgeparametre inden for Gmail, f.eks. Nyere_than eller har: vedhæftet fil eller større_than . Brug disse til at hjælpe dig med at finde det nøjagtige match op til de Gmail-e-mails, du ønsker at arkivere, sende til papirkurven eller flytte til en anden mappe.
- Når en regel er oprettet, skal du klikke på knappen Gem . E-mailstudio fungerer nu i baggrunden og udfører en løbskontrol hver time, der udfører den specificerede handling, når en e-mail opfylder betingelserne, der er knyttet til den. Du behøver ikke at gøre noget manuelt overhovedet.
