BCCing dig selv er en meget nyttig ting til opfølgning af e-mails. Hvis du foretrækker at have en e-mail, som du har sendt i din indbakke, normalt med det formål at følge dem op, er det rigtige valg at tilføje din egen e-mail-adresse som BCC. Imidlertid overser folk ofte dette, når de sender en vigtig e-mail, hvilket fører til, at de glemmer at følge op. Dette kan let føre til problemer nede på linjen.
Heldigvis er der en måde at automatisk BCC selv, når du sender en e-mail, hvilket er en sikker måde at sikre, at du følger op på hver e-mail. At aktivere automatisk selv-BCCing er imidlertid ikke rigtig ligetil. Det involverer at oprette en regel i Outlook.
Administrer regler og advarsler
Auto BCC og CC er en stor ting i Outlook. Mens du bliver nødt til at downloade en ny tilføjelse til din browser-baserede e-mail-konto for at opnå dette, tillader Microsoft Outlook dig at oprette en regel. Regelfunktionen findes under menuindstillingen Administrer regler og advarsler i den øverste midterste del af skærmen, under fanen Hjem, under ikonet Regler .
Klik på Administrer regler og advarsler, så ser du et nyt vindue, der giver dig muligheden for at oprette en ny regel. Klik på Ny regel i øverste venstre hjørne af dette vindue. Du vil se 3 kategorier: Bliv organiseret, Bliv opdateret og Start fra en tom regel . Vælg Anvend regel på meddelelser, jeg sender under Start fra en tom regelkategori .
Betingelser
I vinduet Regelguide kan du vælge, hvilke e-mails der skal sendes til dig som BCC'er. For eksempel ved at markere med specifikke ord i emneindstillingerne opretter du den automatiske BCC-regel for e-mails med bestemte ord, som du nævner.
Da du er den, der sender e-mailen, kan du bruge denne smarte indstilling til automatisk at sortere dine e-mails. Du kan tilføje ordet "Opfølgning" til listen over specifikke ord og markere de e-mails, der skal følges op med det ord.
Der er også mange andre interessante betingelser, som du kan indstille til dine e-mails. Hvis du vil have alle de e-mails, som du sender, skal gemmes i din indbakke som BCC, skal du blot klikke på Næste uden at markere nogen af de nævnte felter.
Undtagelser
Undtagelser er i det væsentlige det modsatte af betingelserne her. Som du sandsynligvis har gættet, er det her, du skitserer situationer, hvor du ikke ønsker at inkludere dig selv som BCC. Du kan følge det samme eksempel ovenfra og bruge undtagelsen, hvis emnet indeholder specifikke ordindstillinger for at tilføje en undtagelse. I dette eksempel kan du bruge kommandoen "ikke-opfølgning", men dette kan skabe rod og endda en fejl, da opfølgningsordene allerede er en del af dine betingelser.
Du er måske bedre stillet med undtagen hvis sendt til folk eller offentlig gruppe eller undtagen hvis du er tildelt nogen kategoriundtagelser .
Handlinger
Det er her du "programmerer" de handlinger, som denne regel finder anvendelse. Det vil sige, det er her du vælger, hvad der sker med de e-mails, som du har angivet betingelser for. Du vil sikre dig, at en e-mail, der er sendt af dig selv, ender i din indbakke, men desværre findes der ikke en direkte BCC-kommandomatisering her. Dette betyder ikke, at du ikke kan efterligne en BCC.
Vælg først Cc meddelelsen til personer eller offentlig gruppe i trin Handlinger i guiden Regler. Klik nu på personer eller offentlig gruppe, og indtast din e-mail-adresse. Sådan sikrer du dig, at den e-mail, du sender, der opfylder de angivne betingelser, ender i din indbakke. Hvis du ikke ønsker, at din e-mail-adresse skal vises offentligt i de e-mails, du sender, skal du markere indstillingen Flyt en kopi til den specificerede mappe i det første trin, klikke på linket Specificeret mappe og vælge din indbakke.
BCC i din indbakke
At finpusse din egen mail, der passer til dine behov, giver dig en enorm fordel i dit arbejde. Det vil sikre dig, at din indbakke er fint sorteret, og god organisering er vigtig i enhver arbejdslinje. Naturligvis har Outlook's Guiden guider mere brugssager end blot at indstille en automatisk BCC. Imidlertid er det vigtigt at planlægge ting omhyggeligt og sørge for, at undtagelser og betingelser ikke overlapper hinanden, og at de omfatter de rigtige e-mailtyper.
Vel lavede auto BCC-regler kan hjælpe dig meget med at sortere din indbakke. Men hvis du gør det dårligt, kan du muligvis oversvømme din indbakke, skabe og et endnu større problem end det, du satte ud for at løse.
Bruger du automatisk BCC i Outlook? Hvordan konfigurerede du det? Hvilke undtagelser og betingelser bruger du, og hvilke andre regler lavede du?
