Sådan alphabetiseres du automatisk i google ark

Google Sheets og Microsoft Excel deler mange lignende funktioner. De, der er mere fortrolige med Excel, vil finde ud af, at selvom de fleste funktioner er de samme, kan det at lokalisere dem i Google Sheets blive en hindring, mens du gør dig bekendt med programmet.

Se også vores artikel Sådan anvendes formler på hele kolonner i Google Sheets

Muligheden for at sortere og filtrere dine data alfabetisk eller numerisk er en af ​​de mere almindeligt anvendte funktioner i Microsoft Excel. Det samme kan siges for Google Sheets. Vejen til at udføre opgaven kan dog være lidt anderledes.

”Jeg er mere fortrolig med Excel, men min chef ønsker, at vi bruger Google Sheets nu. Organisering af regneark er en del af jobbet. Kan du hjælpe?"

Den store del ved ark, ligesom Excel, behøver du ikke at bekymre dig om manuelle redigeringer, når du ønsker at sortere eller filtrere dine data. Der er en måde at få dem automatisk sorteret efter kolonne ved hjælp af de funktioner, der er leveret i fanerne eller gennem en formel, du kan placere direkte i en celle.

Organisering af Google Sheets automatisk alfabetisk

hurtige links

• Organisering af Google Sheets automatisk alfabetisk
  • Datasortering og brug af filtre
    • Datasortering
    • Datafiltrering
    • Brug af filtre inden i et Google-regneark
    • Oprettelse af en filtervisning
  • Google-ark: Sortering alfabetisk på skrivebordet
    • Sorter dine data alfabetisk automatisk ved hjælp af en formel
  • Google-ark: Sortering alfabetisk på mobilenhed

Trinene nedenfor viser, hvordan du automatisk kan organisere dine Google Sheet-data. Jeg vil fokusere på, hvordan man gør det alfabetisk, men de samme oplysninger kan også bruges, hvis du hellere vil organisere dataene numerisk.

Før vi fortsætter med slutmålet, vil jeg gerne blive lidt mere bekendt med, hvad forskellen mellem sortering og filtrering er, hvordan man kan bruge en af ​​indstillingerne til enhver situation, som du muligvis har brug for dem, samt gå over filtervisninger.

Hvis du allerede har en anstændig forståelse af sortering og filtrering og bare gerne vil komme til automatisk alfabetisering, kan du springe længere nede i artiklen. For alle andre, der gerne vil lære noget, har vi meget at dække, så lad os komme i gang.

Datasortering og brug af filtre

Når du analyserer og arbejder inden for Google Sheets, begynder mere og mere indhold at akkumuleres. Dette er, når muligheden for at organisere informationen bliver så meget vigtigere. Google Sheets giver dig mulighed for at omorganisere disse oplysninger ved at sortere og anvende filtre på dem. Du kan gøre dette både alfabetisk og numerisk. Valget er op til dig. Du kan også anvende et filter for at indsnævre dataene og endda skjule udvalgte dele fra visningen.

Datasortering

Sådan sorteres dataene:

1. Åbn et regneark i Google Sheets fra din browser (Google Chrome foretrækkes).
2. Fremhæv den eller de celler, du vil sortere.
   • Du kan venstreklikke på en enkelt celle for at fremhæve den. For flere celler skal du venstreklikke på begyndelsescellen. Hold Shift nede og venstre-klik derefter i slutcellen.
   • Flere celler kan også vælges ved at venstreklikke på en celle og holde Ctrl nede og venstreklikke på en anden celle. Dette hjælper, hvis de celler, du vil sortere, ikke er sekventielle.
   • For at vælge hele arket skal du klikke på det øverste venstre hjørne af arket eller trykke på Ctrl + A samtidigt.
3. Klik derefter på fanen "Data" og vælg Sorter område … fra indstillingerne.
4. I pop op-vinduet, hvis dine kolonner har titler, skal du sætte et afkrydsningsfelt i boksen ved siden af Data har overskriftsrække .
5. Vælg den kolonne, du først vil sortere, ved at ændre “Sorter efter” til den kolonne. Vælg derefter sorteringsrækkefølgen ved at klikke på enten AZ- radialen for faldende eller ZA for stigning.
   • Hvis du har en ekstra sorteringsregel, du gerne vil anvende, skal du klikke på Tilføj en anden sorteringskolonne . Rækkefølgen af ​​dine regler vil bestemme, hvordan sorteringen udføres.
   • Du kan klikke på papirkurv- ikonet til højre for en regel for at slette det.
6. Afslut ved at klikke på knappen Sorter, og dit sortiment sorteres efter dine regler.

Datafiltrering

Tilføjelse af filtre til dine data gør det muligt for dig at skjule de data, du ikke ønsker synlige. Du kan stadig se alle dine data, når filteret er slået fra. Filtre og filtervisninger kan begge hjælpe med at analysere datasæt i regneark.

Filtre foretrækkes, når:

• Når du har alle, der har adgang til dit regneark, kan du se et specifikt filter, når det åbnes.
• Du vil gerne have, at de synlige data forbliver sorteret, efter at et filter er blevet anvendt.

Der henviser til, at filtervisninger er mere nyttige, hvis:

• Du vil navngive og gemme flere visninger.
• Flere visninger er nødvendige for andre ved hjælp af regnearket. Filtre tændes af den enkelte, så dette giver dem mulighed for at se forskellige filtre på samme tid, som en anden også muligvis bruger regnearket.
• Det er vigtigt at dele forskellige filtre med mennesker. Forskellige link til filtervisning kan sendes til forskellige personer, der giver alle, der arbejder på regnearket, de mest relevante oplysninger, der er specifikke for den enkelte.

Bare husk, at filtre kan importeres og eksporteres efter behov, mens filtervisninger ikke kan.

Brug af filtre inden i et Google-regneark

Når et filter er føjet til et regneark, kan alle andre, der ser det regneark, også se filtrene. Dette betyder også, at enhver med redigeringstilladelser kan ændre filteret. Et filter er en fantastisk måde at midlertidigt skjule data i et regneark.

Sådan filtreres dine data:

1. Åbn et regneark i Google Sheets fra din browser (Google Chrome foretrækkes).
2. Vælg det celleområde, du gerne vil filtrere, ved hjælp af de samme metoder som beskrevet i afsnittet Datasortering i artiklen.
3. Klik på fanen "Data", og vælg derefter Opret et filter . Dette vil placere et filterikon inden for den første celle i det valgte område. Alle celler inden for filterområdet bliver indkapslet i en grøn kant.
4. Klik på filterikonet for at få vist følgende filterindstillinger:
   • Filtrer efter tilstand - Vælg fra en liste med betingelser, eller skriv dine egne. For eksempel, hvis cellen er tom, hvis data er mindre end et bestemt antal, eller hvis teksten indeholder et bestemt bogstav eller en sætning.
   • Filtrer efter værdier - Fjern markeringen af ​​de datapunkter, du vil skjule, og klik på OK. Hvis du vil vælge alle datapunkter, skal du klikke på Vælg alt . Du kan også fjerne markeringen af ​​alle datapunkter ved at klikke på Ryd.
   • Søg - Søg efter datapunkter ved at skrive i søgefeltet. Hvis du f.eks. Skriver “J”, forkortes din liste til bare de navne, der starter med J.
5. For at deaktivere filteret skal du bare klikke på fanen "Data" igen og derefter vælge Sluk filter .
   • Data kan sorteres, mens et filter er på plads og aktiveret.
   • Kun dataene i det filtrerede område sorteres, når du vælger at sortere.

Oprettelse af en filtervisning

Sådan opretter, gemmer eller slettes en filtervisning:

1. Åbn et regneark i Google Sheets fra din browser (Google Chrome foretrækkes).
2. Klik på fanen "Data", og vælg derefter Filtervisninger … efterfulgt af Opret ny filtervisning .
3. Filtervisningen gemmes automatisk. Du kan nu sortere og filtrere de ønskede data.
4. Luk din filtervisning ved at klikke på 'X' i øverste højre hjørne af regnearket.
5. Klik på tandhjulikonet øverst til højre på regnearket for en af ​​følgende indstillinger:
   • Omdøb - ændre titlen på filtervisningen.
   • Opdateringsområde - Dette er ikke så vigtigt, som du kan gøre det direkte på selve filtervisningen. Det giver dig mulighed for at ændre det område af celler, der er valgt til filtervisningen.
   • Duplikat - Opretter en identisk kopi til den aktuelle filtervisning.
   • Slet - Slet filtervisningen.

Google-ark: Sortering alfabetisk på skrivebordet

Sådan sorteres et celleområde alfabetisk på dit skrivebord:

1. Åbn et regneark i Google Sheets fra din browser (Google Chrome foretrækkes).
2. Vælg de data, du vil sortere en kolonne ad gangen. Dette er vigtigt for ikke at omarrangere andre dele af dit regneark, der muligvis ikke korrelerer med det ønskede interval.
   • Fremhæv den øverste celle i dine datas kolonne helt ned til den endelige celle.
3. Klik på fanen "Data", og vælg derefter en af ​​følgende indstillinger:
   • Sorter række efter søjle, A → Z - Dette sorterer alle valgte data inden for området i alfabetisk rækkefølge uden at forstyrre de øvrige områder i regnearket.
   • Sorter ark efter søjle, A → Z - Dette justerer alle data i regnearket alfabetisk i sammenhæng med det markerede dataområde.
4. Enten af ​​valgene skal nu få dine data omarrangeret i alfabetisk rækkefølge.
   • Hvis du føler, at du har begået en fejl, kan du nemt rette den ved at trykke på Ctrl + Z (Windows) eller ⌘ Kommando + Z (Mac) for at fortryde den seneste datasortering.

Sorter dine data alfabetisk automatisk ved hjælp af en formel

Selvom de foregående trin kan betragtes som automatiske, er der stadig en lille smule manuel input involveret. Dette er helt acceptabelt for de fleste regnearkbrugere, der ikke ønsker at blive for tekniske med formler og funktioner.

Der er dog nogle, der foretrækker en mere "fuld-auto" tilgang til datasalfabetiseringssituationen. Du foretrækker muligvis, at dataene sorteres automatisk i en kolonne. Dette betyder, at når nye oplysninger sættes i kolonnen, opdateres dataene automatisk alfabetisk uden at forstyrre resten af ​​regnearket.

Sådan sorteres kolonnedataene automatisk alfabetisk:

1. Åbn et regneark i Google Sheets fra din browser (Google Chrome foretrækkes).
2. Fremhæv den celle, der viser resultaterne for de data, du vil have automatisk alfabetiseret.
3. Indtast følgende celle i cellen i følgende formel = sortering (A2: B, 1, SAND) og tryk derefter på Enter .
   • A2: B er det ønskede dataområde, der skal sorteres. Juster det efter dine egne regnearksbehov.
   • 1 refererer til det kolonnenummer, som de sorterede data vil være baseret på. Juster igen det efter regnearkets behov.
   • Data i formlen sorteres automatisk i stigende rækkefølge. For at sortere dataene i faldende rækkefølge skal du ændre den Sande til falsk .

Eventuelle nye eller redigerede data, der indtastes i kolonnen, sorteres nu automatisk.

Google-ark: Sortering alfabetisk på mobilenhed

Sådan sorteres et celleområde alfabetisk på din mobile enhed:

1. Start Google Sheets-appen (Android / iOS), og log ind ved hjælp af dine legitimationsoplysninger.
2. Vælg et Google-ark, der skal redigeres, ved at tappe på regnearket. Det kan være nødvendigt at rulle for at finde det, hvis du har gemt flere ark.
3. Find kolonnen med de data, du vil alfabetisere, og tryk på kolonnens bogstav. Det kan findes øverst i søjlen. Dette vil fremhæve alle kolonnens data.
4. Tryk på brevet endnu en gang for at få en lille menu op.
5. I menuen skal du trykke på pilen "Mere", indtil du finder muligheden Sort A - Z.
   • Hvis du bruger en Android-mobilenhed, skal du trykke på det ikon, der ligner tre lodrette (eller vandret afhængigt af versionen) stablede prikker. Rul ned, indtil du finder muligheden Sort A - Z.

Når du trykker på Sorter A - Z, omarrangeres dataene i kolonnen alfabetisk.