Hvis du arbejder meget med data, vil du sandsynligvis bruge lige så meget tid på at gøre dit regneark godt og fornuftigt, som du opretter arket i første omgang. Du kan automatisere meget af dette med betinget formatering. Sammen med nogle tilpassede formler kan du oprette fantastiske look regneark i halve tiden. Sådan gør du.
Se også vores artikel Sådan tilføjes et diagram og redigeres forklaringen i Google Sheets
Betinget formatering fortæller et regneark, at hvis en celle indeholder X til at gøre Y. Så hvis en celle indeholder et specifikt dataelement, er det at formatere det på en bestemt måde, og hvis den ikke indeholder disse data, skal de formateres på en anden måde vej. Dette gør det nemt at identificere specifikke datapunkter og få systemet til at udføre noget af arbejdet i stedet for at du gør det manuelt.
Læringskurven er ikke så stejl, som du måske tror, heller ikke, hvilket er ideelt for mig, da jeg ikke nøjagtigt er en master på Google Sheets. Ikke desto mindre bruger jeg betinget formatering meget når jeg præsenterer data.
Betinget formatering i Google Sheets
Jeg vil bruge et falskt regneark for en tærte-spisekonkurrence. Det er den samme, som jeg brugte i 'Sådan bygger du grafer i Google Sheets', så hvis du læser det, skal det være genkendeligt. Det betyder ikke noget, hvis du ikke har set det før, da det ikke er nøjagtigt vanskeligt at forstå.
For at gøre betinget formatering fungerer, har jeg tilføjet en ekstra kolonne med en enkel Ja eller Nej-indgang. Det er denne søjle, jeg formaterer. Det behøver åbenbart ikke være så simpelt som det, men med henblik på denne tutorial fungerer det godt nok.
- Åbn dit ark, og vælg det interval, du vil bruge.
- Højreklik, og vælg Betinget formatering.
- Vælg Format celler, hvis … i den nye boks, der vises til højre.
- Vælg et datapunkt, der skal formateres, og det format, du vil have det til at anvende.
- Vælg Udført.
Du har en række betingelser, du kan anvende til betinget formatering inklusive tomme celler, celler, der indeholder et specifikt tegn, starter med, slutter med, dato er, dato før, data er mindre end, lig med eller større end og en hel masse mere. Der er alle tænkelige forhold her, så noget skal matche dine behov.
Tilføj flere betingelser
Når du har indstillet et betinget format, finder du muligvis, at et ikke er nok. Heldigvis kan du tilføje så mange, som du vil til Google Sheets.
- Åbn dit ark, og vælg det interval, du lige har ændret.
- Højreklik, og vælg Betinget formatering.
- Vælg Tilføj en anden regel i bunden af det nye vindue.
- Vælg Format celler, hvis … i den nye boks, der vises til højre.
- Vælg et datapunkt, der skal formateres, og det format, du vil have det til at anvende.
- Vælg Udført.
Du kan skylle og gentage dette så mange gange, som du vil. I eksemplet var den første formatering, jeg anvendte, at farve rød tilstanden Y under 'anvendt sykepose'. Den ekstra betingelse, jeg tilføjede, var at farve grønt N under den samme kolonne.
Du kan gå længere end bare farvelægning celler. Ved at bruge tilpasset formel kan du tilføje endnu mere tilpasning til Google Sheets.
Brug tilpasset formel til at tage betinget formatering videre
I ovenstående eksempel brugte jeg betinget formatering til at farve celler til at fremhæve data. Hvad med, hvis du vil farve en række, der indeholder masser af forskellige data? Det er her brugerdefinerede formler kommer ind.
- Vælg alle de data, du vil inkludere i formlen.
- Højreklik, og vælg Betinget formatering.
- Vælg tilpasset formel er i den nye boks, der vises til højre.
- Indtast '= $ d2 <10' i det tomme felt, og vælg en formateringsstil.
- Vælg Udført.
Du vil se fra billedet, kun rækken med deltageren, der spiste mindre end 10 tærter, er fremhævet med rødt. Kun en række mislykkedes betingelsen, så kun en række blev formateret i henhold til den formel.
Den formel, du indtaster, vil variere afhængigt af dit ark. Tilføjelse '= $' fortæller ark, at jeg tilføjer en formel. Tilføjelse af 'd2' fortæller det, hvilken kolonne og række der skal bruges. Brug af '<10' indstiller betingelsen til mindre end 10. Du kan bruge disse byggesten til at oprette din egen tilpassede formel til at indstille den betingede formatering, som du har brug for den.
Ligesom med betinget formatering, kan du tilføje så mange tilpassede formler, som du har brug for for at give den formatering, dit ark kræver. Det er et meget kraftfuldt værktøj, og jeg har kun lige ridset overfladen på dets potentiale her.
