Betydningen af disse to udtryk kan have været indlysende for alle, da vi først begyndte at bruge e-mail, men de er ret forældede i dag. Både CC og BCC er måder at sende kopier af den samme e-mail til flere modtagere. CC står for “Carbon Copy” og BCC står for “Blind Carbon Copy”. Forskellen mellem de to er, at enhver modtager kan se de adresser, du tilføjer til CC-feltet, mens dem i BCC-feltet er synlige for ingen.
Se også vores artikel De bedste gratis e-mail-udbydere
De tre modtagerfelter
Det er lige så let at tilføje folks e-mail-adresser til et af disse felter. Men du skal altid overveje, hvem der har brug for at modtage en bestemt e-mail, og hvordan. Dette afhænger af ting som dine forhold, den organisation, du arbejder for, dens kultur og placering.
Folk bruger ofte disse felter uhensigtsmæssigt. Dette gør e-mails formål mindre omfattende for dem, der modtager den. Men hvis du bruger dem korrekt, kan det hjælpe dine modtagere med at vide, om det at læse din e-mail skal være blandt deres prioriteter eller ej.
Du kan indtaste adresser i følgende tre felter:
Til - Modtagerne i dette felt er meddelelsens største publikum.
CC - Disse modtagere får en kopi af meddelelsen, så det er næsten det samme som at tilføje folk i feltet Til.
BCC - Afsenderen kan diskret informere andre personer om den kommunikation, der fandt sted. Ingen andre involverede vil se deres adresser.
Folk bruger også BCC, når de ikke ønsker at forveksle andre med en sindssygt lang liste med adresser. Derudover er det en god mulighed, når modtagerne ikke nødvendigvis skal kende hinanden. Det er også vigtigt at bemærke, at hverken de i CC eller BCC vil se nogen af de andre modtagers svar.
Sådan bruges feltet To
Hvis du vil nå otte personer, kan du placere en adresse i Til-feltet og de resterende syv i CC-feltet. Men du kan også placere alle otte af dem i Til-feltet. Det gør ikke meget af en forskel, da de alle vil modtage den samme e-mail. De vil også kunne se resten af modtagerne.
Men tingene er lidt anderledes, hvis du praktiserer korrekt e-mail-etikette. Hvis det er tilfældet, skal du kun tilføje de modtagere, der er direkte berørt af din besked. Så hvis du vil bede visse personer om at tage en slags handling, skal du sætte dem i feltet Til. Navnene på den adresse, du placerer der, skal inkluderes i begyndelsen af e-mailen. Noget simpelt som "Kære Andrea, Samantha og John" burde være nok.
Kort sagt, brug Til -feltet til at målrette mod dem, du vil opfordre til at tage en handling.
Sådan bruges CC-feltet
Når du placerer adresser i CC-feltet, vil listen, du opretter, være synlig for alle modtagere. CC-feltets vigtigste funktion er at lade andre modtagere vide, at netop denne kommunikation finder sted. At medtage en adresse dette felt er som at sige “kun til information”. I dette tilfælde skal du kun forvente et “godt at vide” svar fra modtagerne.
Derudover henviser folk også til CC som en "høflighedskopi".
Sådan bruges BCC-feltet
Den adresse, du placerer i BCC-feltet, ses ikke af nogen af modtagerne i felterne Til og CC. Hvis du vil have nogen til at se indholdet af e-mailen, men ikke gribe ind, skal du tilføje deres adresse til BCC. Det er også en god mulighed at bruge, når du vil dele de samme oplysninger med en gruppe mennesker på én gang, men ikke vil have nogen af dem til at se, hvem der ellers modtager dem.
BCC-feltet er også meget nyttigt i følsomme situationer eller argumenter. Det er en hemmelighedsfuld måde at lade en anden lytte på uden, at modtageren ved det. For eksempel kan du tilføje din manager adresse til BCC-feltet, når en kunde beder om refusion.
Sådan bruges knappen Svar alle
Hvis du modtager en e-mail og ønsker at svare på afsenderen, har du to muligheder - Svar og svar alle. Med knappen Svar kan du svare direkte på afsenderen, så ingen andre modtagere kan se din besked. Der er også knappen Svar alle, der automatisk sender dit svar til alle modtagere, hvis adresser er i felterne Til og CC.
Selvom det er praktisk, er knappen Svar alle ikke altid en god mulighed. Du skal kun bruge den, når det er vigtigt for alle modtagere at modtage din besked.
De fleste brugere klikker eller trykker på denne knap uden at indse det. Det kan være ret irriterende for de modtagere, der ikke er interesseret i dit svar. Klikning på denne knap ved et uheld kan også være meget akavet, især hvis du deler personlige oplysninger med afsenderen og ikke ønsker, at andre deltagere skal læse dem. At være opmærksom på, hvordan du bruger denne funktion, kan således spare en masse frustration for alle involverede.
Brug kun knappen Svar alle, når det er absolut nødvendigt, at den originale forfatter og alle andre på modtagerlisten ser dit svar. Gruppediskussioner om arbejdsprojekter er et godt eksempel på dette.
Brug ikke indstillingen Svar alle, når:
- Der er mindst en modtager, der ikke har brug for at se dit svar
- Din besked er noget meget simpelt som "Okay" eller "Tak!"
Ting at huske på
Husk altid at holde styr på, hvem du sender en e-mail til, og hvorfor. Brug felterne Til, CC og BCC omhyggeligt, og din e-mail-etikette forbedres meget.
Du skal også holde styr på, om du er adressat (To), eller om du har modtaget en carbon copy (CC). På den måde kan du beslutte, om e-mailen kræver din øjeblikkelige opmærksomhed eller ej.
Når du besvarer e-mails, er det altid bedst at sende et standard svar og tilføje eventuelle ekstra modtagere manuelt. Du kan også kopiere deres adresser fra den originale e-mail for at gøre det lettere. Men under alle omstændigheder skal du sørge for at tjekke modtagerlisten dobbelt, før du trykker på "Send".
